入居者対応を効率化するには？いい生活の賃貸管理システムと入居者アプリでできること

入居者とのやりとりを、手間なく・記録に残る形に

入居者からの問い合わせ、修繕の手配、家賃の督促、更新の意思確認、退去の受付。管理会社の日常業務の多くは、入居者とのやりとりで占められています。

いい生活の賃貸管理システム「いい生活賃貸管理クラウド」と入居者アプリ「いい生活Home」は、いい生活が自社で一体的に開発しています。
そのため、入居者がアプリで送った問い合わせや申請は、そのまま契約・案件の情報として管理システムに反映されます。

この記事では、入居時から退去時までの場面ごとに、入居者対応がどれだけ楽になるのかを具体的に紹介します。

管理会社が抱えがちな入居者対応の悩み

入居者対応で時間をとられる原因は、やりとりそのものより「やりとりの前後の作業」にあることが少なくありません。たとえば次のような状況です。

• 電話で受けた問い合わせを、あとから管理システムに手入力している
• 担当者が不在だと、過去のやりとりや対応状況がわからない。
• 「その後どうなりましたか」という確認の電話が何度もかかってくる。
• 家賃の督促を、対象者を抽出して1件ずつ連絡している。
• 更新の意思確認を書面で送り、返送を待って回答を転記している。
• 退去の連絡を電話で受け、解約日や立会日を聞き取って入力している。

どれも一つひとつは小さな作業ですが、管理戸数が増えるほど積み重なり、本来注力したい業務の時間を圧迫します。

いい生活の賃貸管理クラウドと入居者アプリでできること

「いい生活賃貸管理クラウド」は賃貸管理業務を担う基幹システム、「いい生活Home」は入居者とメッセージやファイルをやりとりできる入居者アプリです。
どちらもいい生活が自社で開発しているため、情報を同期するだけでなく、案件の起票や回答の反映といった業務の流れそのものがつながっています。

【入居時】契約情報からそのまま入居者アカウントを作成

よくあるお悩み：入居者の氏名や連絡先を、管理システムとは別にアプリ側にも登録する必要があると、手間がかかるうえ、登録内容がずれる原因にもなります。

いい生活なら：賃貸借契約の画面で「アカウント作成」ボタンを押すだけで、契約に登録された氏名・連絡先をもとに入居者のアプリアカウントが作成されます。
二重入力がなく、契約とアプリの情報がつながった状態で入居者とのやりとりを始められます。

• 作成後は、ボタンが「Homeで開く」に変わり、アプリ管理画面の入居者一覧へ移動できます。
• 入居者一覧の「最終ログイン」欄で、入居者がアプリにログインしたかを確認できます。
• 招待メール／SMSは管理画面から送信できます（自動送信ではありません）。

重要事項説明や契約手続きの際にチラシなどでアプリを案内しておくと、入居直後からアプリでのやりとりを始めやすくなります。

【入居中】問い合わせ・修繕依頼が自動で案件になり、履歴が残る

よくあるお悩み：電話やメールで受けた問い合わせを担当者が管理システムに手入力していると、入力漏れや記録のばらつきが起きがちです。
「その後どうなりましたか」という確認の連絡にも、都度対応が必要になります。

いい生活なら：入居者がアプリから問い合わせを送ると、いい生活賃貸管理クラウドに案件が自動で作成されます。次の情報も自動で登録されるため、受付時の入力作業を大きく減らせます。

入居者とのやりとりはアプリのチャットで行い、案件の画面から「メッセージを開く」でそのチャットへ移動できます。
やりとりが済んだら、チャットの内容を案件の「対応履歴」に登録できるので、担当者が替わっても経緯を追えます。

さらに、案件の対応状況（未対応・対応中・完了）を更新すると、入居者のアプリにも「受付」「対応中」「完了」と表示されます。
入居者が進み具合を自分で確認できるため、状況確認の問い合わせを減らす効果が期待できます。

【入居中】家賃の督促メッセージを一括で送信

よくあるお悩み：滞納者を抽出したあと、電話や書面で1件ずつ連絡していると、件数が多い月はそれだけで多くの時間がかかります。

いい生活なら：いい生活賃貸管理クラウドの督促処理（賃借人別ビュー）でアプリのアカウントがある入居者に絞り込み、一括送信用のCSVを出力します。
そのCSVをいい生活Homeの管理画面に取り込めば、対象者全員へまとめてメッセージを送れます。

• アカウントの状態（未ログイン・入居中など）でも絞り込めるため、アプリにログイン済みの入居者だけに送ることもできます。
• 文面は自由に作成でき、CSVの項目を「{{項目名}}」の形式で書くことで、入居者ごとの値（金額など）に置き換わります。
• 送ったメッセージはアプリに残るため、「連絡した・していない」の確認もしやすくなります。

【更新時】更新の意思確認をアプリで完結、回答は契約に自動反映

よくあるお悩み：更新案内を郵送し、返送された書面を確認して回答を管理システムに転記する。返送がない入居者には電話で催促する。
更新の時期が重なるほど、こうした作業が負担になります。

いい生活なら：いい生活賃貸管理クラウドで更新対象の契約を絞り込み、いい生活Homeから更新意思確認のメッセージを一括送信します。
入居者がアプリで「更新手続きに進みますか？」に回答すると、その結果が賃貸借契約の「更新意思」欄に自動で保存されます。

• 回答期限とリマインドを設定でき、リマインドは未回答の入居者にだけ自動で届きます。
• あわせて電子契約を利用するかどうかも確認でき、回答は顧客情報の「電子契約」欄に保存されます。
• 「いいえ」と回答した入居者には退去申請の案内が自動で返信され、解約手続きにつながります。
• 賃貸借契約一覧では「更新意思」や「電子契約」で絞り込めるため、回答状況をひと目で把握できます。

書面の発送・回収・転記がなくなり、回答状況の管理と次の手続きへの移行がスムーズになります。

【退去時】アプリからの退去申請で、解約手続きが自動で始まる

よくあるお悩み：退去の連絡を電話で受け、解約希望日や立会希望日を聞き取って入力するのは手間がかかります。
解約予告期間を過ぎた日付を希望され、調整が必要になることもあります。

いい生活なら：入居者がアプリの退去申請フォームから解約希望日・退去立会希望日などを入力して送信すると、賃貸借契約のステータスが自動で「解約手続き中」に切り替わります。
解約タブには「解約受付日」「予告期間満了日（解約日）」「退去立会希望日時」「退去者情報」が登録されます。

• 解約予告期間を設定しておくと、予告期間内の日付は、入居者が解約希望日に選べなくなります。
• 解約時の請求方法の初期値を設定しておけば、解約精算の準備もスムーズです。
• 申請内容はメッセージとして届くため、そのまま担当者が入居者とやりとりできます。

ご利用の前提と導入時のポイント

これらの機能は、「いい生活賃貸管理クラウド」と「いい生活Home」※をあわせてご利用いただくことで使えます。

導入時は次の点を押さえておくと、運用がスムーズです。

• 入居者のアプリアカウントは、賃貸借契約画面の「アカウント作成」から発行します。
• 問い合わせを自動で案件化するには、案件の自動採番設定を「利用する」にしておきます。
• 退去申請を受け付けるには、いい生活Homeで退去申請フォームを利用する設定にします。
• 解約予告期間と解約時の請求方法の初期値は、運用開始前に設定しておくのがおすすめです。

よくある質問

入居者とのやりとりを「記録に残る業務」に

「いい生活賃貸管理クラウド」と「いい生活Home」を使えば、入居から退去までの入居者対応を、契約・案件の情報とつながった形で管理できます。転記や1件ずつの連絡といった手間を減らし、やりとりの記録を社内で共有しやすくなります。

入居者対応に時間をとられている、担当者ごとに対応の記録がばらついている、といったお悩みをお持ちの管理会社様は、ぜひお気軽にご相談ください。

※いい生活Homeは2022年11月以降の料金プランが対象で、それ以前のプランをご利用中の場合はお問い合わせください。

・執筆者

株式会社いい生活　マーケティング本部
マーケティング部
広報部
全国の不動産市場向けイベント、セミナーなどにて不動産市場におけるAI活用やセキュリティ対策についてなど多数登壇、皆様のお役に立つ最新情報を発信しております。