【DX推進で「いい生活Square」を導入！】煩雑な電話・FAX業務を効率化

「いい生活square」を導入したきっかけ

電話対応に追われる毎日、、

―「いい生活Sqaure」導入前の課題について教えてください。

どこの管理会社様も同じ悩みをお持ちだと思いますが、電話がとにかく多かったです。社内ではいつも電話が鳴っているのが住宅課というイメージでお昼の休憩時間もままならない状況でした。
募集をかけた次の日は仲介会社様から1日に30〜40件もの連絡が入ることも珍しくありませんでした。また、内見予約に関しても多くの手間がかかっていました。
FAXの「届いた」「届いていない」といったやり取りや、物件ごとの内見方法のお伝えに手間がかかっていました。

そんな中、社内全体でDXを進めていこうという動きもあり、サービスの導入を検討しました。

―弊社のサービス「いい生活Square」をご利用いただくことになった決め手はどういったところでしたでしょうか？

2社ほど検討させていただいたのですが、システムの相性など含め、DX推進が盛んにおこなわれていた時期といい生活さんの提案時期が重なったことも大きな要因だと思います。

導入後の変化

―「いい生活square」に切り替えいただいた際はどのように運用されていましたか？

「いい生活Square」切り替えにつきましては、事前にアナウンスは行わず、導入後にマイソクにQRコードを掲載したり、FAXでのお申し込みがあった際に「いい生活Squareからお願いします」とお伝えする形で徐々に浸透させていきました。
ですので、平行稼働していたというよりは、すべて「いい生活square」からお申し込みを受ける形で統一していましたので、そこまで大変なことはありませんでした。
導入時期も、繁忙期が過ぎた夏の時期から始め、軌道に乗ってから繁忙期を迎えたため、スムーズな運用開始につながりました。
ただ、仲介会社様の方には切り替え時には、若干ご迷惑をおかけしたかもしれません。

電話対応に要していた時間が減少！

―「いい生活Square」導入後はどのように業務が改善されましたでしょうか？

一番楽になったのは電話対応の業務です。件数は多いときでも10件くらいにまで減りました。
たまに空室確認のお電話が来ますが「いい生活squareを見てください」とご案内するだけで済むようになり、電話対応に要していた時間が劇的に減りました。

また、FAXの頃は紙ベースでしたので、仲介会社様の情報（電話番号、会社名等）が社内にいないとわからなかったのですが、今ではスマホで見られるようになりましたので、外出先からでも仲介会社様と連絡がとれるようになりました。

業者対応がスムーズになり、属人化していた業務が見える化！

―電話対応以外の部分では何かございますでしょうか？

仲介会社様とのやり取りが「いい生活Square」ではチャットで資料も添付できるため、メールよりもレスポンスが早く便利になりました。
内見予約から契約まで「いい生活Square」上で完結しますので、一度も仲介業者様の声を聞かずにご契約することもあります。

また、今まで物件情報の管理は共有フォルダに物件ごとのフォルダを作成し、そこにお問い合わせ内容のメモを残すようにしていましたが、申込件数等、担当者しか知らない情報も多く、業務の属人化が課題でした。
今では申込件数も仲介会社様とのやり取りもシステム上で確認できるようになりましたので、業務の見える化が進み、属人化も解消されました。

インタビューにお答えいただき、ありがとうございました。

＜取材日：2025年5月20日＞