クラウドSaaS型システムの導入で物件登録の時間を半減！ 電話・FAX対応も1日3時間削減し、お客様へのサービス向上を実現

コンバート（いい生活賃貸クラウド One）

1部屋の登録に1時間もかかっていた

―サービス導入前は何の業務に課題を感じていましたか？

物件登録に手間と時間がとられていました。
1部屋の情報を複数の不動産ポータルサイトに登録し終えるのに1時間もかかっていました。
また、手入力によるヒューマンエラーも課題でした。時間がかかる上にミスが起きやすく、仲介会社様やお客様にご迷惑をおかけしてしまうこともあったため、サービスの導入を検討しました。
以前利用していた他社システムにもコンバート機能はあったのですが、不動産ポータルサイトとの連携がうまくいかず、ほとんど活用できていない状態でした。
複数社検討する中で「いい生活賃貸クラウド One」であれば、各媒体としっかり連携しており、従来の悩みを解決できる点が決め手となり、導入を決めました。

作業時間が従来の半分以下に！

―「いい生活賃貸クラウド One」を導入後、物件登録はどのように改善されましたか？

まず、物件情報の登録に要する時間が従来の半分になりました。
その分、他の業務に時間を当てることができるようになり、業務全体の生産性が大きく向上しました。
不動産ポータルサイトとの連携もスムーズで、手入力によるミスもほとんどなくなりました。これにより、正確な情報を届けられるようになり、お客様へのご迷惑もなくなりました。

内見予約／入居申込（いい生活square）

FAXや電話対応に追われ、1日100件電話対応する日も、、、

―内見予約や入居申込について、今まではどのように対応されていましたか？

内見予約はFAXで受け付け、その後内容を確認し、さらに電話で内見方法を案内するという、複数の手間が発生していました。
また、FAXの見落としで申込順を間違えるリスクがあったほか、申込書類は別途郵送でやり取りする手間も発生していました。
従来は電話でのお問い合わせ対応のうち7、8割が物件確認と内見方法の案内でした。繁忙期には2店舗合わせて一日100件ほど電話が来ていました。

―「いい生活square」の導入後の変化はいかがですか？

24時間受け付け可能になり、FAXが溜まることがなくなりました。
内見に必要な情報がすべて「いい生活square」上で確認できるので電話でご案内する必要がなくなりました。
入居申込も、紙ベースでのやり取りがなくなり、お客様が好きな時間に手続きできるうえ、申込状況（ステータス）がリアルタイムで更新されるため、番手管理がとても楽になりました。
結果として、これまで電話とFAXの対応に取られていた時間を、1日あたり2〜3時間も削減できています。

いい生活賃貸管理クラウド

申込情報の連携で契約書作成が簡単に

―「いい生活賃貸管理クラウド」は、主にどのような機能をお使いですか？

営業面では、主に賃貸借契約書の作成に活用しています。「いい生活square」から申込情報が連携され、契約書を作成できるため非常に便利です。
また、従来はExcelで作成していた請求書や入金報告書といった帳票類も、「いい生活賃貸管理クラウド」に用意されているテンプレートを利用することで効率化できています。
管理方法についても従来は紙ベースでファイルに綴じて管理していましたが、今は物件情報に、契約書や請求書といった関連書類のデータを紐づけて一元管理できるため、店舗をまたいだスムーズな情報共有が可能になりました。

―弊社のサービスを幅広くお使いいただき、ありがとうございます。
　今後もより使いやすくご利用いただけるように開発・改善に努めてまいりますので
　引き続き、よろしくお願いいたします。