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株式会社ピースホーム様

ピースホーム様

募集から管理までの業務効率UP

東京メトロ平和台駅周辺で賃貸管理業を中心に業務を営む株式会社ピースホーム様。新規に会社を立ち上げる際に、業務のシステム化を図りたいと考え、2008年6月、賃貸管理業務、募集業務を同時に行うことが可能な、いい生活のサービスを導入していただきました。代表の内田様に、導入後のご感想を伺いました。

業態
  • 賃貸仲介
  • 賃貸管理
ご利用中のサービス

導入時の課題①

チラシの作成に使う時間がもったいない

<導入前の課題>

ピースホーム様ホームページ

募集業務を行う際、何に時間をとられていましたか
『チラシの作成ですかね。外観の写真を撮ったり、間取り図を作成したり、接客用に使うチラシは、綺麗で見やすいものにする必要があるため手間がかかります。それまでエクセルで作成しており、同じ建物のチラシを作る際には何度もマンション名や住所、セールスポイント等の同じ情報を入力し、時間がかかっていました。チラシの裏は物件台帳として利用したかったのですが、それも都度作成していました。』

課題解決のポイント!

チラシの自動作成や物件台帳としての活用を行うことが可能

導入時の課題②

契約書・重要事項説明書・精算書の作成時間を短縮したい

<導入前の課題>

契約業務に関する書類の作成に関しては何か要望はあったのでしょうか
『契約書など協会のひな型を都度ダウンロードして作成していたのでは、時間がかかります。精算書も紙での管理では限界があり、1回の入力で様々な帳票がボタン1つで出力できるシステムが必要だと思っていました。』

課題解決のポイント!

契約書、重要事項説明書などの契約時に必要な書類を一度の入力で自動作成

導入時の課題③

担当者が安心して休めるようにしたい

<導入前の課題>

管理業務について、課題としていたことはありましたか
『クレームなどの情報の共有です。担当者が休みの場合、どうしても休み中の担当者に確認しなければならないケースが出てきますが、そういった事態になるのは避けたいと思っていました。』

課題解決のポイント!

クレーム情報を社内で細かく共有

導入時の課題④

更新管理の漏れをなくしたい

<導入前の課題>

その他に、システムを必要とすることはありましたか
『更新業務で、更新予定者のリストアップが自動でできれば便利だと思っていました。契約書や取引台帳を確認して対象者をリストアップしているのでは、時間もかかるし漏れも発生すると思っていました。』

課題解決のポイント!

更新予定者を自動的にリストアップ

課題解決のために導入したサービス

「ESいい物件One 賃貸」で、物件チラシを簡単に出力
「ESいい物件One 賃貸」で、契約書・重要事項説明書・精算書を一度の入力で自動作成
「ESいい物件One 賃貸」で、クレーム情報を素早く共有
「ESいい物件One 賃貸管理」で、更新管理の漏れを未然に防止

サービス導入によって上げた成果

物件チラシ、物件台帳作成の手間を削減
契約書・重要事項説明書・精算書などの作成時間の短縮
クレーム情報を素早く共有
更新管理の漏れを未然に防止

導入後の感想

いい生活のサービスをご利用いただいて、100点満点で何点いただけますか
『80点くらいですかね。細かいところで改善してほしい部分もありますが、おおむね満足して使っています。』

いい生活のサービスを使ってみて、何か気がついたことはありますか
『サービス導入当初、ホームページや不動産ポータルサイトの一括入稿機能を利用していたのですが、SUUMOだけ直接入力をしていました。直接入力の方が一括入稿の場合と比べて更新頻度が高く、反響数に差が出るのではないかと思ったからです。入力の手間があまりにかかり、作業が追い付かないためにSUUMOも一括入稿することにしたのですが、結果として更新頻度が変わっても反響数は、ほとんど変わりませんでした。これは意外でした。』

今後の貴社の展望をお聞かせいただけますか
『出来れば、店舗を増やしていきたいと思っています。近いうちに、2,3店舗にはしたいですね。もちろん、管理戸数は今以上に増やしたいと思っています。』
インタビューにお答えいただき、ありがとうございました。 <取材日:2010年8月22日>

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