月300時間を削減！ウェブ申込システムの導入で業務効率化とスムーズな情報共有を実現【前編】

「Sumai Entry」導入の経緯

営業時間を減らしても、高い入居率はキープしたい

―いい生活のウェブ内見予約・入居申込システム「Sumai Entry」を導入される前は、どのような課題がありましたか？

まず第一に、電話の数がかなり多かったので、それを減らしたいというのがありました。物件資料を仲介会社様にFAXで送る作業も減らしたかったですね。24時間、営業時間以外でも、いつでも仲介会社様が募集情報を見られるようにしたいと思っていました。

また、当社は昨年上場したこともあって、営業時間の制限が以前よりも厳しくなったのですが、営業時間が短くなっても入居率はキープしたいと思っていました。少しでも入居率を上げることが、我々の責務ですので。

もう一つ、契約書作成にかかる時間を短くしたいという点もありました。支店での業務が各支店のセンター長任せになっていて、本部が全体像を把握しきれないことに課題を感じていました。

「上手くいかないわけがない」という確信があった

―新しいシステムを導入するにあたって、社内から反発はありませんでしたか？

当社では「Sumai Entry」の導入にあたって、契約書作成の業務フローを大きく変更したんです。以前は各支店で契約書を作っていたのですが、「Sumai Entry」導入後は、システム上で申込情報を一括で受けつけ、本部で振り分けて各支店に審査を流す、契約書を作成する、というフローに変えました。

新しい業務フローに慣れるまでは、「支店で作った方が早い」「前のやり方の方が良かった」など、社内からかなりの意見が出ました。

ただ、私の中では自信があったので、とりあえずは半年「やろう！」と思ってやってほしい、それでもやはり使いにくいのであれば全部一切やめる、と社員に話をしましたね。

―そして半年後、どうなったのですか？

6ヶ月後、最終的に各センター長へ多数決をとったのですが、「使いにくい」という人はゼロでした。「今さら支店で契約書を作る運用には戻れない」という感じになってきていますね。

―反対派ゼロは凄いですね！

期限を決めて上手くいかなかったらやめる、現場の意見を尊重してみんなで決めていこうというスタンスがポイントだったのかもしれないですね。

―糸井様の陣頭指揮のおかげで、スムーズにシステムの導入が進んだのですね。糸井様ご自身がそこまで「Sumai Entry」を信じてくださったのはどうしてだったのでしょうか？

そうですね、私も現場で20年近くやっていたので、現場での経験と、「Sumai Entry」の仕組みを考えて、正直「上手くいかないわけがないな」と思っていました。もちろん、途中でくじけそうにはなりましたけどね。

サービス導入後の変化

全24支店の申込状況を本部ですべて把握できるようになった

―現在どのように「Sumai Entry」を運用されているか教えてください。

ベルヴィ管理センター（管理部門の支店）が全部で24店舗あるのですが、一部の店舗を除き、まずは「Sumai Entry」に入った申込を本部で一括で受け付けてから、各支店に振っています。

―本部の体制はどのような形ですか？

社員が2名、あとはアルバイトが8名くらいで、日替わりで来てもらっています。そこまで人員は割いていないですね。

―本部で一括で申込を受け付けることで、業務に良い効果はありましたか？

申込状況の全体が把握できるようになりました。以前は申込受付業務が各支店のセンター長任せになっていたので、私達本部では全体像がわからなかったんです。「Sumai Entry」では、すべての申込のステータスがシステム上で見られるので、「これは止まっていますがどうなっていますか？」など確認できるようになりとても良かったと思っています。

―以前は支店ごと、担当者ごとで業務にバラつきがあったのでしょうか？

そうですね、仲介会社様からも、どこどこの支店は対応が遅い、などの話を聞くこともありました。「サービスを均等にする」という意味でも、「Sumai Entry」を導入して良かったなと思いますね。

営業マンが本来やるべき仕事に時間を割けるように

―申込のうち、ウェブと紙の割合はどれくらいですか？

今はもう9割以上がウェブになりました。紙の申込書で対応しなければならないようなイレギュラーなケースも、紙の申込書を「Sumai Entry」上に貼り付けてもらう形で対応しています。

―ウェブ申込が浸透して、社内の業務効率はアップしましたか？

まず、当初の目的だった「電話を減らす」はかなり実現できました。
紙の申込書では、手書きの文字がつぶれて「どう書いてあるんですか？」の問い合わせの対応に結構時間を取られていましたが、「Sumai Entry」を導入してからはそれらがなくなったのが大きいです。当社のスタッフも良かったと言っていますね。

あとは、契約書作成業務など、営業マンでなくてもできる仕事を、本部で集中的にできるようになったので、営業マンが本来やるべき仕事に時間を割けるようになりましたね。
本部のアルバイトの方に作業していただくことで、人件費のカットにもつながりました。

―具体的にどれくらいの作業時間を効率化できたか教えていただけますか？

契約書を1通作るのに25～30分、契約書発行のために必要な書類を封入して郵送する作業に10～15分かかります。それが1支店で月に20件あるとすると、全部で24支店ですので、合計ではかなりの時間になりますね。

―業務時間が減らせているなと実感されていますか？

契約書作成の時間が減った分、ほかの業務があるので、業務自体が減ったかというとそういうわけでもないんですけどね。残業は、時間数でいうと減ってきています。

今、働き方を変えていっており、京都市内の何店舗かを定休日制に変え、毎週日曜日には4センター分を1つのセンターで集約して業務を行うという風に変えました。これは「ESいい物件One」と「Sumai Entry」がなければ実現できなかったと思います。

ありがとうございました。
インタビュー後編では、ウェブ申込システム導入による仲介会社様からの反応や、スムーズな運用のために工夫されている点、今後のDXの展望などを伺います。お楽しみに！