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株式会社ワイエス・ホーム様

クラウド管理システムの導入で情報の一元管理を実現。

東京都三鷹市を中心にJR中央線で10店舗を展開し賃貸仲介・管理業を行う株式会社ワイエス・ホーム様。店舗の増加に伴う悩みも多く、特に物件情報の入力や契約時の各種帳票の作成業務は人手が必要であり、業務のボトルネックとなっていました。2006年11月、そういった悩みを同時に解消できるサービスとして、いい生活のシステムを導入していただきました。導入後の感想を、システムの担当をされている東様にお伺いしました。

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業態

賃貸仲介

ご利用中のサービス

導入時の課題①

不動産ポータルサイトへの物件情報入力を複数回行っている

＜導入前の課題＞

いい生活のサービスを導入する前、課題となっていたことは何でしょうか: 『物件情報の更新や管理に多くの時間と人員が使われていたことが課題でした。当時、ホームページと不動産ポータルサイト合わせて6か所も同じ情報を入力していました。物件情報の掲載は集客の要となる非常に大切な部分になるので、物件の特徴はもちろん、地域や時節を理解している人間が入力の担当者になります。本来であれば接客を行ってほしい人材が物件情報の入力に時間を使っているということに、ジレンマを感じていました。』

課題解決のポイント！

一回の入力でホームページと同時に不動産ポータルサイトなどを更新

導入時の課題②

契約書や重要事項説明書の作成の手間を省きたい

＜導入前の課題＞

契約時などに必要な書類の作成はどうしていましたか: 『当時も契約書・重要事項説明書・物件の管理台帳を作成するシステムを導入してはいましたが、共通の情報がほとんどにもかかわらず、帳票ごとに別々に入力する必要がありました。また契約書の内容は法律の改正があってもバージョンアップしないため、出力した帳票に追記しているような状況でした。重要事項説明書も自分たちの経験をもとにしたこだわりがあったので、希望する形式で出力できることを望んでいました。』

課題解決のポイント！

物件掲載のために入力した情報から、契約書や重要事項説明書など、契約時に必要な書類が作成でき法律の改正にも自動で対応

導入時の課題③

店舗・部署が個別で情報を管理していて共有できていない

＜導入前の課題＞

店舗が多いことによる弊害はなかったのでしょうか: 『情報の共有ができないことが問題になっていました。店舗間ではもちろんのこと、本社の管理部と店舗間での情報共有も、リアルタイムにできていませんでした。』

課題解決のポイント！

店舗・部署間で即時に情報の共有を行うことのできるシステムの導入

導入時の課題④

ホームページのイメージが古い

＜導入前の課題＞

ホームページからの反響数はどうだったのでしょうか: 『当時のホームページが5年以上前のデザインだったので、反響数もあまり多くはなく、もっと増やすためにも一新したいと思っていました。』

課題解決のポイント！

ホームページのイメージを変更し、反響数が上がるホームページへ一新

課題解決のために導入したサービス

「物件情報の一括入稿機能」で、不動産ポータルサイトへの物件情報の一括入稿を実現
「ESいい物件One 賃貸」で、募集から契約、管理までを一元管理
「ESいい物件One 賃貸」で、店舗・部署間のスムーズな情報共有を実現
「ESいい物件One ウェブサイト」で、ホームページのイメージを一新

サービス導入によって上げた成果

不動産ポータルサイトへの入力作業時間の大幅削減
契約関連書類の作成業務の削減
店舗・部署間の情報共有による業務効率UP
ホームページからのお問い合わせUP

導入後の感想

今後改善して欲しい点などはございますか: 『せっかく、多くの情報を入れることができるシステムなのですから、お問合せの多い物件や間取りのランキング、空室率など、今後の営業戦略の基礎となる情報を取り出すことができる解析機能が付くとさらに使い勝手がよくなると思います。
また、時間帯によってはシステムの動きが重くなることがあるので、その部分が解消されれば大きな不満はありません。』