賃貸管理システムにプラスして、Web入居申込みやオーナーアプリも活用！データの一元管理で進んだ、管理会社のリモートワーク！

システム一元管理のメリットとは？

基幹システムと申込システムの連携で「空室情報のリアルタイムな更新」を実現

―いい生活のシステムを導入いただいたことで、以前と比べて業務は変化しましたか？

以前は別のシステムを利用していましたが、そのシステムでは、契約・入居・解約等のデータを、各セクションごとで作成していたので、担当者以外がデータを見る時に、分かりづらい部分がありました。
「ESいい物件One」に変えてからは、それまでバラバラに作成されていたデータが、一つの賃貸借契約として集約されたので、担当者以外でも参照しやすくなったのではないかと思います。

―実際に、作業時間は具体的にどれくらい効率化できたのでしょうか？

数字的にお伝えするのは難しいですが、いい生活のシステムでは、物件情報と顧客情報がマスター化されているおかげで、情報登録が効率化されただけでなく、入力ミスのリスクも減りました。無駄な2度打ちが減ったので、作業時間の削減につながったと感じます。

―株式会社青山メイン企画様にはWeb入居申込システム「Sumai Entry」もご利用いただいていますが、一元管理による物件情報連動のメリットについてはいかがでしょうか？

申込が入った段階で、業者間サイトの物件情報が非掲載になるのはもちろんですが、他のポータルサイトや自社HPなど、自社で募集しているすべてのサイトに申込情報が反映されるのが非常に良いなと思います。
これは、自分たちの業務効率化のためというよりも、仲介会社様やその先にいる入居者様のために、リアルタイムで空室情報が反映されるのはポイントだと思います。

Web入居申込について

FAXの制限や仲介会社向けマニュアルの作成で、Web入居申込の実施率をほぼ100%に。

―Web入居申込は、実際どのくらいの割合で実践されていますか？

ほぼ100%です。どうしてもFAXでお願いされた場合は対応していますが、月に1件あるかないかですね。

―Web入居申込を推進する秘訣はありますか？

秘訣というほどではないですが…まずはFAXの受付を基本的にストップして、Web入居申込の案内を部署で徹底していきました。

―FAXの受付ストップに関して、仲介会社からそれは困るといった声などはありませんでしたか？

そのようなご意見は幸い無かったですね。特に大きなトラブルも起きていない状況です。

―思い切って推進するのが大切ということですね。Web入居申込の案内を徹底、ということでしたが、何か具体的に取り組まれたことはありますか？

Web入居申込のスタートアップガイドを作成して、仲介会社様にお渡ししました。仲介会社様から質問がくることもありましたが、その時は、作成したガイドを一緒に見ながら案内をしました。
「Sumai Entry」の管理画面から、仲介会社様側の作業ステータスを確認できますよね。例えば、仲介会社様が「下書き中」の場合、そのステータスをこちらでも把握できます。仲介会社様から質問された時は、どの申込のことを指していて、今どんな状況なのかがすぐに分かるので、一緒に画面を見ながら解決していきました。

―Web入居申込を導入して、良かったことを教えていただけますか？

これまで紙ベースだった入居審査の進捗を、システム上で管理できるようになったことです。仲介会社様ともシステム上でやりとりするので、電話での問い合わせが減りました。今はコロナ禍で当社も営業時間を短縮していますが、営業時間に関係なく仲介会社様とやり取りできるのは非常にいいですね。
あとは、仲介会社様への契約案内や清算書をシステム上で送信できるのでFAXの必要がなくなったことや、申込者の情報を顧客データとして「ESいい物件One」に取り込めるので、事務作業が減ったことが良かったと思います。

管理会社のリモートワーク事情

いい生活のクラウドシステムの活用でリモートワークを推進。「残業時間が減った」の声も！

―コロナ禍で営業時間を短縮されているとのことですが、リモートワークは実施されているのでしょうか？

はい、賃貸管理部のメンバーは全員、週に1回はテレワークをしています。以前は、会議がある日や申請書の締め日は全員出社するように指示をしていましたが、今はオフィスに出社する人数を、管理部の半数程度に抑えている状況です。
リモートワークを実現できている理由は、賃貸管理システムの「ESいい物件One 賃貸管理」だけでなく、「Sumai Entry」や「ES-B2Bcall」（物件確認システム）を導入して、紙の受付や電話を減らせたからだと思います。
また、いい生活のサービスはクラウドなので、オフィス以外の場所でもシステムを操作でき、業務を進められるというのが大きいと思います。

―リモートワークを実施している社員の方からはどんな声が上がっていますか？

「やってみて良かった」、「残業時間が減った」といった声がありましたね。マネジメントの立場としても、部下が効率よく働きやすい環境が整ったのは非常に良い事だなと思っています。コロナがが落ち着いても、リモートワークは継続したいですね。

オーナー向けアプリについて

業務効率化を進めながら、オーナー様との密なコミュニケーションで関係強化

―御社では入居者向けアプリ「pocketpost home」ではなくオーナー向けアプリ「pocketpost owner」を先に導入いただきましたが、その理由はありますか？

どちらも重要なのですが、よりオーナー様とのコミュニケーションを深めていきたいという方針のもと、先にオーナー向けアプリである「pocketpost owner」を推進したというのがあります。物件を所有しているのは管理会社ではなくオーナー様なので、オーナー様との関係構築は重要ですね。

―オーナー向けアプリ「pocketpost owner」を実際に利用して良かった点を教えていただけますか？

収支報告書をアプリで送信しているので、郵送コストの削減が見込めるのかなと思います。
実際に使って感じたこととしては、オーナー様から過去分の収支報告書を送ってほしいと依頼されることがあるのですが、過去に送った明細はアプリ上に格納されるので、再送の必要がなく便利でした。
設備不具合の報告を写真や見積書付きで簡単に送れたり、管理会社から発信したい情報を「お知らせ」機能を使って周知できたりする点も良かったです。

―シルバー世代のオーナー様にアプリの利用を促すのは難しそう、という声もあると思いますが、その点はいかがでしょうか？

確かにそういった反応もあるとは思いますが、ごく一部ですね。アプリを利用できる大多数のオーナー様に対してDXを促進する方が、当社にとってもオーナー様にとってもメリットになると思います。
アプリに苦手意識をもたれるオーナー様に対しては、ご本人よりも、世代交代後オーナーとなるご家族の方へ利用を促すことで、長期的なつながりや信頼を得られるのではないかと思います。

―「pocketpost owner」は、いい生活の賃貸管理システム「ESいい物件One 賃貸管理」と連携していますが、そのメリットを感じられる場面はありますか？

アプリでオーナー様に収支報告書のデータを送る際に、「ESいい物件One 賃貸管理」のデータと連携してくれるので、非常に簡単に送信ができる点ですね。そこに尽きるかなと。

―最後に、今後取り組んでいきたいDXがありましたら教えてください。

まずは、顧客とのコミュニケーションツール「pocketpost」のアプリダウンロード数、利用者数を増やしていきたいですね。あとは電子契約に興味があり、取り組んでいきたいと考えています。

インタビューにお答えいただき、ありがとうございました。
＜取材日：2021年7月15日＞