賃貸管理業務のフローを徹底解説!法律で定める業務や具体的な方法も

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賃貸管理業務は多岐にわたります。そのため、賃貸管理業務の全体像を理解して、さまざまな業務の役割や意味を把握しておくことが大切です。

そこで今回は、賃貸管理の業務フローを詳しく解説します。あわせて、賃貸管理で活用されているエクセルを用いた管理方法、賃貸管理システムで効率的に管理する方法もご紹介します。

賃貸管理業者の基本的な業務

まずは、賃貸管理業者の基本的な業務を把握しておきましょう。国土交通省が定める賃貸管理業者の基本的な業務は次の通りです。

  • 賃貸住宅管理業の登録
  • 業務管理者の配置
  • 管理受託契約締結前の重要事項説明
  • 管理受託契約締結時の書面の交付
  • 財産の分別管理
  • 委託者への定期報告
  • 従業者証明書の携帯等
  • 帳簿の備付け等
  • 標識の掲示

賃貸住宅管理業の登録

賃貸管理業を始める際には、賃貸住宅管理業の登録が求められます。ただし、管理戸数によって、必須か任意かが異なります。

管理戸数国土交通大臣への登録義務
200戸以上必須
200戸未満任意(推奨)

管理戸数が200戸以上であれば、賃貸住宅管理業の登録は必須です。200戸未満の場合、推奨はされているものの、必須ではありません。

管理戸数は「入居者がいることを想定している賃貸借契約の数」をベースとして数えます。シェアハウスを例に挙げてみましょう。

  • シェアハウス全体の部屋数:10部屋
  • 入居している部屋数:6部屋
  • 空室になっている部屋数:4部屋

この場合、管理戸数は「10部屋」です。たとえ6部屋の中に15人の入居者がいても、賃貸借契約の数が6契約なら「6部屋」とカウントされます。

※参考:土交通省|賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律の解釈・運用の考え方

業務管理者の配置

賃貸住宅管理業者は、営業所または事務所ごとに「業務管理者」を1名以上配置しなければなりません。

業務管理者の条件は次の通りです。

  • 管理業務に関する2年以上の実務経験+登録試験に合格した者
  • 管理業務に関する2年以上の実務経験+宅建士+指定講習を修了した者

このように、いずれの場合も実務経験が必要です。受験資格等は以下の記事でまとめています。

【関連記事】
賃貸管理業務に必要な資格とは?賃貸管理士の役割や試験概要を解説

※参考:国土交通省|業務管理者 について

管理受託契約締結前の重要事項説明

管理業務を受託する際には、重要事項を説明しなければなりません。重要事項の説明は、賃貸住宅管理業者自ら行う必要があります。(※1)

説明に必要な重要事項説明書は、国土交通省のサイトからダウンロードできます。こちらを参考にして、管理受託契約締結前に重要事項を説明しましょう。

重要事項の説明においては、不動産物件の契約時に必要とする重要説明事項(重説)を 、パソコンやスマホなどのIT機器を活用して実施することを指す、いわゆる「IT重説」も認められています。IT重説をするためには、パソコンやテレビ、タブレット等の端末を利用して、対面と同様に説明したり質問を受けたりする環境が必要です。(※2)

IT重説できるシステムについて詳しくはこちら

※1 参考:国土交通省|○賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律

※2 参考:国土交通省|重要事項説明書等の電磁的方法による提供及びITを活用した重要事項説明実施マニュアル

管理受託契約締結時の書面の交付

管理受託契約を締結したときは、相手方に対して、必要な事項を記載した書面を交付しなければいけません。

ここで交付する書類は、契約締結前に先だって交付される重要事項説明書とは別のものです。「賃貸住宅標準管理受託契約書」という名称で、国土交通省のサイトからダウンロードできます。

財産の分別管理

賃貸住宅管理業者は、次の金銭を別々に管理しなければなりません。

  • 入居者の家賃・敷金
  • 自身の財産や事業に関する資金

入居者から回収した家賃・敷金をオーナーに支払わず、自らの事業へ流用することを防ぐためです。上記2つは必ず別の口座に分別して管理する必要があります。

さらに、受領した金銭がどの管理業務に関わるものであるかを、帳簿や会計ソフト等で判別できるようにしなければなりません。

※参考:e-GOV|賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律(令和二年法律第六十号)

委託者への定期報告

管理業務の実施状況などを、年に1回以上、物件のオーナーに報告しなければなりません。報告すべき最低限の事項は次の通りです。

  • 管理業務の実施状況 (家賃等の金銭収受状況、維持保全の実施状況等)
  • 入居者からの苦情の発生・対応状況

ここで注意すべきなのが、管理業務報告書を作成し「書面で報告すること」です。国土交通省の『賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律施行規則』では、書面での報告を義務付けています。

※参考:国土交通省|賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律施行規則(国土交通省令第八十三号)

従業者証明書の携帯等

賃貸管理業務に携わる者は、従業者証明書を携帯しなければなりません。従業者証明書は宅建業法上の従業者証明書と異なります。

したがって、宅建士で管理業務にも携わる従業員の場合、2種類の従業者証明書が必要です。従業者証明書は国土交通省のサイトからダウンロードできます。

帳簿の備付け等

賃貸住宅管理業者は、営業所または事務所ごとに帳簿を備付けなければなりません。

委託者ごとに契約年月日などの事項を記載し、 保存する必要があります。帳簿には以下の事項を記します。

  • 管理受託契約を締結した委託者の商号、名称または氏名
  • 管理受託契約を締結した年月日
  • 契約の対象となる賃貸住宅
  • 受託した管理業務の内容
  • 報酬の額
  • 管理受託契約における特約その他参考となる事項

帳簿はパソコン上で付けても問題ありません。

※参考:国土交通省|賃貸住宅管理業法制度概要ハンドブック

標識の掲示

賃貸住宅管理業者は、営業所または事務所ごとに、見やすい場所に標識を掲示しなければなりません。標識には次の事項を記します。

  • 登録番号
  • 登録年月日
  • 登録の有効期間
  • 商号、名称または氏名
  • 主たる営業所または事務所の所在地(電話番号含む)

標識の様式は国土交通省のサイトからダウンロードできます。

賃貸管理の業務フロー

賃貸管理の業務フロー

次に、賃貸管理会社が行う賃貸管理の業務フローを紹介します。賃貸管理業務の一般的な流れは次の通りです。

  • マーケットを分析する
  • 空室対策をする
  • 契約をする
  • 入居者の管理やトラブルに対応する
  • 賃料の回収や送金を代行する
  • 解約・精算の手続きを行う
  • 原状回復工事やリノベーション、修繕・修理を行う
  • メンテナンスやマネジメント業務を行う

それぞれ解説します。

マーケットを分析する

賃貸管理業務の一般的な流れの第一段階は、マーケットの分析です。地域の特性によって、物件の適正な賃料や求められる条件等が異なります。しっかりとマーケットを分析しなければ、管理する物件の魅力が伝わらず、空室率が高まってしまう可能性があるでしょう。

マーケットを分析するには、次の点を確認することが重要です。

  • 入居者の嗜好・志向・関心
  • 競合他社の動き
  • 行政統計調査分析
  • 他社不動産会社へのヒアリング など

さまざまな角度からマーケットを分析し、適切な戦略を考えましょう。

空室対策をする

賃貸物件は空室が生まれると、収益性が損なわれます。できる限り満室状態になるよう、常に空室対策を心がけましょう。

空室対策もマーケットと同じようにさまざまな角度から分析する必要があります。たとえば、以下の通りです。

  • 不動産ポータルサイトの登録・内容分析
  • 競合比較
  • 仲介業者への認知度の把握
  • 適正賃料の調査
  • ターゲット属性 など

メインとなるのが「不動産ポータルサイトの登録」です。国土交通省によれば、入居者の74.5%は不動産ポータルサイトを用いて情報収集しています。

国土交通省|賃貸住宅管理業務に関するアンケート調査(入居者)

出典:国土交通省|賃貸住宅管理業務に関するアンケート調査(入居者)

不動産ポータルサイトにはさまざまな種類があります。効果的に入居者を集めるにはできるだけ多くの不動産ポータルサイトに出稿するのがおすすめです。その分、広告の文章も考えなければなりませんが、『いい生活賃貸クラウド 物件広告』のようなシステムがあれば、複数の不動産ポータルサイトへの一括登録が可能です。

契約をする

次に、入居者との契約手続きを進めます。具体的には、入居申込みが入ったあと、入居審査を行い、オーナーに電話やメール等で報告します。

入居審査では、次の点を確認しましょう。

  • 入居者の属性(職業、年齢など)
  • 入居者と連帯保証人の支払能力
  • 入居形態
  • 入居者の人柄
  • 入居者の世帯構成

「他者で借入れをしていないか」「返済の延滞はないか」といった点も重要です。

問題なければ賃貸借契約を締結します。賃貸借契約書のひな形は、国土交通省からダウンロード可能です。

【参考】
国土交通省『賃貸住宅標準契約書』について

入居者の管理やトラブルに対応する

賃貸物件、特に賃貸マンションではさまざまなトラブルが発生するため、入居者の管理やトラブルの対応は、賃貸管理業務において非常に重要な要素です。

国土交通省の資料によれば、平成30年度時点では、55.9%のマンションで「居住者間のマナー」によるトラブルが発生していると報告されています。

国土交通省|平成 30 年度マンション総合調査結果からみたマンション居住と管理の現状

出典:国土交通省|平成 30 年度マンション総合調査結果からみたマンション居住と管理の現状

このようなトラブルを迅速にオーナーに報告し、速やかに解決を試みるのが賃貸管理会社の役割です。
入居者向けコミュニケーションアプリ『いい生活Home』オーナー向けコミュニケーションアプリ『いい生活Owner』のようなアプリがあれば入居者や、オーナーとのやりとりも迅速に行えます。

賃料の回収や送金を代行する

賃貸管理会社は、オーナーに代わって家賃を回収します。回収した家賃は、管理手数料を差し引いてオーナーに送金します。

管理手数料の目安は家賃の5%前後です。上述した通り、回収した家賃はふだんの事業資金と別の口座で管理しましょう。

家賃が滞納された場合には、適切な方法で通知や催促手続きを実施します。

解約・精算の手続きを行う

解約・精算の手続きも管理会社の役割です。借主から退去の連絡を受けたら、速やかに契約解除の受付を行いましょう。なお、退去を断ることはできません。

契約解約の受付は解約予告期間に注意してください。解約予告期間とは、借主が貸主に対して「事前に解約を伝える期間」のことです。契約により異なりますが、一般的に賃貸住居の場合は1カ月、オフィスビルの場合は6カ月であることが多いです。

解約予告期間に基づいて解約を受付し、精算の手続きを行いましょう。

原状回復工事やリノベーション、修繕・修理を行う

賃貸物件は退去時に、「本来あるべき状態の部屋」に戻さなければなりません。これを原状回復と呼びます。原状回復をするために、クリーニングや修繕の手配を行います。建物や部屋が古くなったり傷んでいたりする場合は、オーナーに対してリノベーションや修繕・修理を提案しましょう。

メンテナンスやマネジメント業務を行う

メンテナンスやマネジメント業務も賃貸管理会社の役割です。たとえば、次のような方法で建物をメンテナンスします。

  • 建物設備の保守点検
  • 定期清掃
  • 消防設備点検
  • 貯水槽点検・水質検査など

ただ、清掃や維持管理・修繕(設備点検等)を行っている賃貸管理会社はあまり多くありません。国土交通省のアンケートによると、清掃を自社で受託・実施しているのは38.9%、維持管理・修繕(設備点検等)は45.4%です。

国土交通省|賃貸住宅管理業務に関するアンケート調査(管理業者)

出典:国土交通省|賃貸住宅管理業務に関するアンケート調査(管理業者)

賃貸管理する方法

入居者や物件情報の管理、契約書の作成など賃貸管理業務の多くはパソコンを利用して行います。賃貸管理をするための方法は、大きく分けて3つあります。

  • エクセル、Googleスプレッドシート
  • 無料の賃貸管理システム
  • 有料の賃貸管理システム

それぞれ解説します。

エクセル、Googleスプレッドシート

エクセルやGoogleスプレッドシート(以下、スプレッドシート)による賃貸管理は「余計なコストがかからない」という点が大きなメリットです。使用するパソコンによっては、エクセルが最初から備わっているものも少なくありません。購入する場合でも、エクセルの値段は20,590円(税込)です。スプレッドシートにおいては、Googleアカウントの作成が必要ですが、無料で利用できます。
一方、エクセルやスプレッドシートは、機能や安全性の面で懸念点があります。

無料の賃貸管理システム

賃貸管理システムの中には、無料で利用できるものもあります。無料の賃貸管理システムは幅広い機能が用意されているため、エクセルよりも賃貸業務を効率化できるでしょう。

ただし、無料の賃貸管理システムは「機能の一部分だけが無料」というケースがほとんどです。一般的に、すべての機能を利用するためには月額料金を支払う必要があることを理解しておきましょう。

有料の賃貸管理システム

賃貸管理システムには、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。それぞれの違いは次の通りです。

クラウド型オンプレミス型
初期投資費用低い高い
カスタマイズ性制限される場合がある高いカスタマイズ性がある
機能拡張コスト用意されている機能であれば導入コストを抑えられる機能ごとに自社で導入する必要があり対応コストがかさむ
サポートサービス提供会社がサポートしてくれる自社で対応しなければならない
アップデートサービス提供会社が実施する自社でソフトウェアのアップデートなどを実施する
アクセスパソコン、スマートフォン、タブレットなど各種デバイスでアクセスしやすい外部ネットワークからのアクセスにはVPNなどの設定が必要になる
セキュリティクラウド会社が強固なセキュリティ対策を実施。必要によってIPアドレス等によるアクセス制限も可能。
(銀行預金のイメージ)
自社で対策する必要があり、悪意のあるユーザーによる漏洩や、災害が発生すると、データの復旧はほぼ不可能。
(箪笥預金のイメージ)
災害発生時のリスク災害対策を備えた専用のデータセンターで管理されているため、万が一の場合でもデータ喪失などのリスクが低い万が一、自社の建物が被害を受けた場合、サーバーもダメージを受けてデータ復旧が困難になるリスクが高い

クラウド型は初期費用を抑えられるうえに、スピーディーに導入できます。一方、大規模な不動産会社などで自社の環境に合ったカスタマイズを求める場合、オンプレミス型がおすすめな場合もあります。

有料の賃貸管理システムは、賃貸管理におけるさまざまな業務を支援してくれます。

  • 物件情報の管理
  • 入居者情報の管理
  • 入出金の管理
  • 問い合わせや修繕の管理
  • 経営状況の管理
  • 帳票の出力 など

エクセルだと数時間かかるものが、有料の賃貸管理システムなら数分で終わる場合もあります。初期費用や月額料金はかかってしまいますが、業務を効率化できるため、コスト以上のリターンを期待できるでしょう。

エクセルで賃貸管理する際のリスク

エクセルはコストを抑えられますが、さまざまなリスクが懸念されます。ここでは5つのリスクを紹介します。

機能が少ない

エクセルは賃貸管理に必要な機能がありません。その理由は、エクセルが賃貸管理専用のシステムではなく表計算ソフトだからです。

自社でマクロを組んで賃貸管理に役立つ機能を付加できますが、限界があります。たとえば、賃貸管理システムのように入居者からの問い合わせへの応答や、賃料をオーナーに自動送金することは不可能に近いでしょう。

基本的にアップデートがない

不動産関係の法律は定期的に法改正されます。エクセルは、法改正が行われても自動的に情報がアップデートされません。そのため、従業員たちが手動で書類の内容を確認したり、契約書などを更新したりする必要があります。

万が一、法改正に気付かないまま契約してしまうと、重大なトラブルやクレームにつながりかねません。

さまざまな情報を自分で入力しなければならない

エクセルはさまざまな情報を自分で入力しなければなりません。場合によっては、同じ情報を別の担当者が二重、三重に入力しなければならない場合もあるでしょう。

自力で入力する必要があるため、契約書の内容に誤りがあったり記載ミスが生じたりすることもあります。

情報共有しにくい

エクセルは情報共有しにくいというデメリットもあります。社内で共有するためには、保存したデータをメールで送ったり、クラウド上に保存したりしなければなりません。

「データを送る側」が休んでいた場合、「データが必要になる側」は休んでいる従業員が出勤するまで待たなければならない可能性もあるでしょう。

安全性が担保されていない

エクセルによる賃貸管理業務は、安全面でも懸念点があります。自動保存をオンにしていない場合、急な停電やパソコンのシャットダウンでデータが消えてしまいかねません。また、定期的に保存することで、誤って上書き保存してしまう可能性もあるでしょう。

賃貸管理業務システムなら『いい生活賃貸管理クラウド』

賃貸管理業務システムなら『いい生活賃貸管理クラウド』

賃貸管理業務システムなら『いい生活賃貸管理クラウド』がおすすめです。『いい生活賃貸管理クラウド』であれば、上述したエクセルによるリスクをすべてカバーできます。

ここでは、『いい生活賃貸管理クラウド』をおすすめする理由を5つ紹介します。

効率化する便利な機能が数多く搭載されている

『いい生活賃貸管理クラウド』には、賃貸管理業務を効率化する便利な機能が数多く搭載されています。

  • 顧客・取引先の管理
  • 重説・契約書の作成
  • 電子契約
  • 経費の登録
  • 案件管理
  • 鍵管理
  • 契約の簡易登録・更新管理
  • 変動費管理
  • FB・保証会社との連携
  • 督促の管理
  • 年間収支の確認
  • 入出金・売上管理
  • 会計ソフトとの連携
  • オーナーへの送金
  • 青色申告・支払調書の作成
  • TODO管理
  • 承認機能・権限設定
  • 関連情報/ファイル管理
  • 帳票の出力とカスタマイズ
  • アプリとの連携
  • 募集情報も含めた一元管理

このような機能をエクセルのマクロで組む場合、途方もない時間がかかってしまいます。『いい生活賃貸管理クラウド』を導入すれば、すべての機能を自由に利用可能です。

法改正対応などのアップデートがタイムリーに行われる

『いい生活賃貸管理クラウド』は法改正対応などのアップデートがタイムリーに行われます。ベンダー側(『いい生活賃貸管理クラウド』のサービス提供会社側)が更新作業をするため、管理会社が時間をかけてチェックする必要はありません。

法改正対応などのアップデートはタイムリーかつ無料(追加費用なし)です。さらに、銀行・住所マスターが自動更新されます。また、ユーザーの要望に迅速に応えるために、アップデートも随時実施しています。

直感的に操作できる

『いい生活賃貸管理クラウド』は直感的に操作できるクラウド賃貸管理システムです。必要なデータをすぐに確認できるため、今まで時間がかかっていた業務の効率化が可能です。

たとえば、『いい生活賃貸管理クラウド』はオーナー、借主、その他関係者をすべて顧客情報や取引先として管理できます。1度入力しておけば、エクセルのように毎回情報を手作業で入力する必要はありません。

従業員全員が同じシステム上で情報を共有・管理できる

従業員全員が同じシステム上で情報を共有・管理できるのも『いい生活賃貸管理クラウド』のメリットです。また、アカウントも無制限に作成できます。

たとえば、営業担当者が不在でも、事務や会計の担当者が必要な顧客のデータをすぐに確認可能です。

業務支援を含めさまざまなサポートを提案できる

『いい生活賃貸管理クラウド』はクラウド型の賃貸管理システムであるため、安全面にも優れています。データがクラウドのサーバーに保存されるため、災害や停電などで突発的にパソコンがシャットダウンしても問題ありません。

万が一、導入前後に不安がある場合でも、『いい生活賃貸管理クラウド』は対応品質満足度90%以上の専門のスタッフが、サポートや業務の代行などの対応をしてくれます。サポートセンターは土日も対応可能で、電話だけでなくメールやチャットでも支援してくれます。

賃貸管理業務のフローは『いい生活賃貸管理クラウド』で最適化しよう

賃貸管理業務には、法律で決められた業務があり、さまざまなフローがあります。管理戸数が増えるほど対応業務も増えていくため、売上を伸ばすためには効率化を目指すことが大切です。

効率化を目指すうえで最適なのが、『いい生活賃貸管理クラウド』などの賃貸管理システムの活用です。賃貸管理システムは賃貸管理に関するあらゆる業務を効率化できるうえに、ミスやトラブルの予防につながります。賃貸管理業務の効率化を目指したい方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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