業務の生産性を高める不動産DXとは？ツール活用のポイントを解説

不動産業界では、紙や対面といった旧来の業務からの脱却に向け、ITツールを活用したDXの動きが広がりつつあります。契約の電子化、リモート接客、チャットによる社内連絡など、業務ごとの課題に対して具体的な改善策を講じる企業が増えています。

こうしたDXの取り組みは、単なる効率化にとどまらず、コスト削減や従業員定着率の改善、顧客満足度の向上といった成果にもつながります。本記事では、不動産DXの基礎から、具体的な活用事例、ツール選定のポイントまでを実務の観点からわかりやすく解説します。

不動産DXとは何か？

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を活用して業務やサービスの在り方を変える取り組みです。業務の効率化だけでなく、競争力の強化や新しいビジネスモデルの創出も目的としています。

不動産業界においても、紙や対面を前提とした業務から脱却し、DXを進める動きが広がっています。たとえば、物件情報のデジタル化や、契約・接客のオンライン対応などがその一例です。

こうした変化は、作業のデジタル化にとどまりません。顧客対応の質を高め、時代に合った業務体制を築くための手段として、重要性が増しています。

不動産DXと不動産テックの違い

不動産テックは、不動産業務に使われるITサービスやツールを指します。電子契約システムやVR内見、クラウド管理システムなどがその一例です。これらのツールは、不動産DXを実現するための手段と位置づけられます。

つまり、不動産DXは「業務や組織の在り方を変える」ことが目的である一方、不動産テックは「その目的を支える技術」と言えるでしょう。両者は関連性があり、似たような意味で使われることもあるため、両者の違いを理解しておくことが重要です。

不動産DXで解決できる不動産業務の課題とは？

紙での契約、対面での接客といった従来型の業務スタイルは、効率化や省人化が求められる今日にそぐわなくなりつつあります。

人手不足や顧客ニーズの多様化が進む中で、従来のやり方では限界を感じている不動産会社さまも多いのではないでしょうか。

ここでは、不動産業務における具体的な課題を整理し、DXによってどのように解決できるのかを解説します。

契約手続きにかかる時間と手間が大きい

2022年5月に、不動産取引における書面の電子化が全面的に解禁されました。電子契約システムを使えば、契約をオンラインで完結させることが可能です。

これにより、遠方のお客さまとも非対面で契約できるようになり、手続きのスピードや柔軟性が大幅に向上しました。

不動産業務をITでサポートするサービスを活用すれば、契約情報の管理や契約書の出力から電子サインまでをワンストップで進めることが可能です。『いい生活賃貸クラウド One』、『いい生活賃貸管理クラウド』は、「GMOサイン」「クラウドサイン」と提携しており、一気通貫に契約を締結することができます。

遠方・多忙な顧客に対応しきれない

これまでは、進学や就職をきっかけに上京する場合、内見や契約のためにわざわざ遠方の不動産店舗まで出向くことが一般的でした。滞在できる日数が限られている中で、複数の手続きを短時間で終える必要があり、移動や宿泊にかかる費用とあわせて、顧客にとって大きな負担となっていました。

近年では、Web会議やVR内見などを活用することで、場所や時間を問わずに顧客対応が可能になっています。たとえば、ビデオ通話クラウド『いい生活 ビデオトーク』を活用すれば、問い合わせ・内見・重要事項説明といった接客業務をすべてオンラインで完結することが可能です。通話内容を録画して残せるため、「言った・言わない」といったトラブルの予防にもつながります。

社内外の連絡に手間と時間がかかる

社内外との連絡手段として、電話やメールが広く普及しています。しかし、電話は相手の都合に左右されやすく、簡単な確認でも時間がかかります。メールも同様に、定型文の作成に手間がかかることがデメリットです。

こうした非効率を見直す手段として、チャットツールの活用が広がっています。挨拶や前置きを省き、要件を端的に伝えられることが特長です。送受信のタイミングを選べるため、やり取りの柔軟性が高まります。

賃貸業者間流通サイトの『いい生活Square』では、管理会社と仲介会社のやり取りをチャット上で完結することが可能です。社内スタッフ同士の連絡にも活用でき、共有スピードの向上、確認漏れや対応ミスの防止効果が期待できます。

情報が紙や個人に分散し、管理が煩雑

不動産業務では、多くの情報を正確に管理する必要があります。たとえば、賃貸管理では賃貸借契約や入出金の記録、仲介業務では顧客の希望条件や対応履歴などです。これらをすべて紙の台帳で管理していると、情報の確認や更新に手間と時間がかかります。非効率なことはもとより、漏れや誤りが発生しやすくなる点も課題と言えるでしょう。

業務のデジタル化を進めることで、これらの課題を解消することができます。不動産業務のデジタル化を支援する『いい生活賃貸クラウド 営業支援』、『いい生活売買クラウド 営業支援』を活用すれば、顧客情報を一元管理することが可能です。迅速かつ正確な対応による顧客満足度の向上も期待できます。

不動産DXで得られるメリット

ここまで、契約や接客、情報管理など不動産業務における課題と、その解決に役立つITツールについてご紹介してきました。

ここでは、それらの取り組みを通じて得られる具体的な成果や改善効果についてまとめます。不動産DXは単なる効率化にとどまらず、人材の定着や顧客満足度の向上、ひいては企業全体の競争力強化にもつながっています。

コスト削減につながる

不動産DXによって、最も効果が現れやすいのが書類作成や管理にかかわる業務です。紙での運用を続けている場合、印刷・保管にコストがかかるだけでなく、作業に時間と手間を要します。

こうした業務をシステム化し、ペーパーレスを進めることで、印刷用紙やインクなどの消耗品コストを削減できます。作業負担の軽減によって人件費の抑制も見込めるため、全体的なコストの見直しにもつながるでしょう。

賃貸管理業務の効率化を支援する『いい生活賃貸管理クラウド』では、入出金管理や帳票作成といった日常業務の一元化が可能です。ルーティン業務の省力化を通じて、現場全体の生産性を高められます。

従業員定着率の向上が見込める

不動産DXによって業務の負担を軽減できれば、残業や休日出勤の削減につながります。業務に追われる日々が緩和されることで、従業員のストレスも減り、満足度の向上に寄与することでしょう。

不動産業界では、繁忙期に業務が集中しやすく、過重な負荷が離職の一因となるケースも少なくありません。業務時間を短縮できれば、こうした離職リスクの低減や定着率の改善にもつながるはずです。

また、業務に追われない時間が生まれることで、社内のコミュニケーションが活性化し、チーム内の信頼関係や帰属意識の向上にもつながります。

顧客満足度の向上につながる

スマートフォンの高性能化や通信インフラの進化により、住まい探しのスタイルは大きく変化してきました。物件情報の収集や比較、問い合わせ、内覧、さらには契約に至るまで、すべてをオンラインで完結させたいというニーズが高まっています。

また、住宅に対する価値観も多様化しています。競争力を高めるためには、お客さまそれぞれのライフスタイルや予算に応じた柔軟な提案力が欠かせません。

そのため、顧客満足度を高めるためには、顧客対応や提案におけるスピードと質の両立が重要です。不動産DXを通じて、顧客情報や商談履歴を一元管理できれば、提案の精度が高まります。最適なタイミングでの速やかなフォローも可能になるはずです。

不動産DXは単なる業務効率化にとどまりません。顧客ニーズの多様化が進む中で、「選ばれる一社」になるための重要な取り組みと言えるでしょう。

不動産DXを推進するITツールの選定ポイント

DXを進めるには、業務内容に合ったITツールの導入が欠かせません。しかし、ツールの種類や機能は多岐にわたるため、やみくもに選んでしまうと社内で定着しないリスクもあります。

ここでは、導入前に押さえておきたい選定のポイントについて整理します。

導入目的と用途を明確化する

ITツールの導入にあたっては、業務効率化や顧客対応の改善など、さまざまな目的があります。そのため、どの業務に効果が見込めるかを判断したうえで、ツールを比較・検討していくことが大切です。目的が曖昧なまま導入を進めると、実務で使いこなせず、コストばかりがかかってしまうといったことにもなりかねません。

そこでまず初めに、自社の業務フローを棚卸しすることから始めましょう。物件情報の登録、広告掲載、顧客対応、契約書類の作成など、現場で負担の大きい業務が何なのかを整理します。

次に、改善したいポイントを具体化していきましょう。時間がかかっている作業や、属人化している業務など、課題をより具体的に抽出することが重要です。

自社に合ったシステム運用方式を見極める

社内のIT環境を構築する際には、「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つが選択肢になります。それぞれの特徴を理解したうえで、自社に合った方式を選ぶことが大切です。

オンプレミス型は、サーバーやソフトウェアを自社で保有・管理する方法です。買い切り型のため、導入後の継続費用は原則発生しません。カスタマイズがしやすく、セキュリティ面でも安心感があります。一方で、初期費用が高く、運用開始までに時間がかかる点がデメリットです。

クラウド型は、外部事業者のインフラをインターネット経由で利用するものです。サーバー管理やソフトウェアの更新は、提供事業者側で行われます。導入コストが抑えられ、最新バージョンを常に使えることが特長です。法改正や業務変化にも柔軟に対応できる点が評価されています。

どちらの方式が適しているかは、自社の方針や運用体制によって異なります。両者の違いを正しく理解し、現場で使いやすい方を選ぶことが重要です。

サポート体制をチェックする

ITツールは導入して終わりではありません。実際に運用する中で、不明点やトラブルに対処しながら定着させていく必要があります。

そのためにも、サービス提供企業のサポート体制を事前に確認しておくことが重要です。問い合わせ窓口の有無や対応スピードは、安心して使い続けるための判断材料の一つです。

導入時の初期設定や操作説明など、立ち上げを支援してくれる体制があると運用開始もスムーズになるでしょう。継続的にフォローしてくれるかどうかも、長期利用の重要なポイントです。

現場での利活用を定着させるには、使う人の不安を解消する仕組みが欠かせません。サポートの質や対応範囲も含めて、総合的に比較検討していきます。

操作性をチェックする

ITツールを現場で定着させるには、従業員が無理なく使えることが前提です。特に、操作性の良し悪しは定着率に直結します。画面が複雑でわかりづらいツールでは、習得に時間がかかり、利用が進まない原因となりかねません。

また、多機能なツールであっても、使いこなせなければ意味がありません。業務に合った機能だけを絞り込んで導入することで、現場の混乱を防ぐことにつながります。

さらに、導入の目的や使い方を事前に社内で共有しておくことも大切です。誰が何のために使うのかを明確にすることで、共通認識が生まれ、現場での活用が促進されます。

不動産企業におけるDX推進事例

不動産業界でも、DXの導入が着実に進みつつあります。実際にシステムを導入し、業務改善や顧客対応の精度向上を実現した企業も出てきています。

ここでは、DXを通じて成果を上げている不動産会社さまの事例を紹介します。

ハウスメイトグループさまの事例

店舗ごとの情報管理にばらつきがあり、属人化や対応の行き違いなどが課題となっていたハウスメイトグループさま。営業支援と申込管理の両面でDXを推進され、全国27店舗でWeb内見予約・入居申込サービス「いい生活Square」、並びに営業支援システム「いい生活賃貸クラウド 営業支援」を導入されました。

導入の決め手は、視認性に優れた画面設計と、現場の業務フローに寄り添った機能提案。

顧客情報の一元管理が可能となり、社内での引き継ぎや進捗確認がスムーズに行えるようになったそうです。

また、保証会社とのAPI連携により申込業務が大幅に効率化されました。手続き時間は従来の約18分から2分へと短縮され、FAX送信に伴う入力ミスや再送の手間も軽減されているそうです。

「紙には戻れない」と語る現場の声が、その変化を物語ります。

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（株）明和地所さまの事例

千葉県浦安市を拠点に4店舗を展開される、地域に根ざした不動産会社の明和地所さま。同社では、従来のオンプレミス型システムから『いい生活賃貸管理クラウド』への移行を進められ、クラウド上での情報一元管理を実現されました。

物件・契約・顧客情報を連携させることで、問い合わせ対応や営業活動のスピードが向上。社内全体の業務品質がさらに高まっています。

また、分業体制の整備もあわせて進められ、業務の属人化を防ぐ仕組みづくりを推進。DXの取り組みを着実に前進させながら、実務面での成果を積み重ねられています。

「情報を一元管理。DXで変わる現場のスピードと精度」

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不動産DXで生産性を高め、競争力を高めよう

不動産DXは、単なる業務の効率化にとどまらず、人手不足や顧客ニーズの多様化といった課題に対応する手段です。企業が持続的に成長していくために、今や不可欠な取り組みと言えるでしょう。

物件情報や顧客データの一元管理、契約・接客のオンライン化、情報共有の効率化などがその一例です。これらを実現するためには、自社の業務に合ったITツールを導入し、業務プロセスを見直していくアプローチが欠かせません。

そのため、自社に合った最適なツールを選定し、現場で活用できる体制を整えることが重要になります。ツールの機能面はもちろんのこと、運用の定着までを見据えた安定したサポート体制があることが選定のポイントと言えるでしょう。

導入前の業務分析から定着支援、アップデート対応まで一貫して伴走してくれるパートナーと連携することで、不動産DXの成果を確実に自社の成長へとつなげることができるでしょう。