不動産管理システムとは?売買業務で活用するメリットや選び方を紹介

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不動産管理システムを導入すると、不動産の売買業務をより効率化できます。これまで数時間かかっていた業務が数分でできるようになり、売上のさらなる増加やクレーム・トラブルの防止につながるでしょう。

そこで今回は、「不動産管理システムとは何か?」について、ITに詳しくない方にもわかりやすく解説します。売買業務で不動産管理システムを導入するメリットや導入事例、選び方などもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

不動産管理システムとは何か

不動産管理システムとは、不動産に関連する業務を効率化するためのシステムです。

不動産管理システムの種類には、以下のようなものがあります。

  • 売買仲介業務の支援
  • 賃貸管理業務の支援
  • 賃貸仲介業務の支援

不動産管理システムは不動産の売買を支援してくれる機能だけではなく、賃貸業務を支援するものも多く出ています。たとえば『いい生活のクラウドSaaS』では不動産売買のほか、賃貸管理や物件広告、営業支援など複合的なサービスを展開しており、さまざまな業務に役立つでしょう。

売買業務で不動産管理システムを導入するメリット

売買業務で不動産管理システムを導入するメリット

不動産管理システムと聞いたとき、賃貸仲介・賃貸管理システムをイメージする方も多いでしょうが、賃貸仲介・賃貸管理に限らず売買仲介業務でも導入している企業は多々あります。売買業務で不動産管理システムを導入するメリットを3つ紹介します。

手間やコストの削減

不動産管理システムは、売買仲介業務で発生する手間やコストを削減できます。たとえば、不動産を売買するにあたって発生する業務として、複数の不動産ポータルサイトへの登録があげられるでしょう。この作業をすべて手作業で行った場合、1サイト1つの物件を登録する時間に10分かかると考えたとしても、10サイトで1時間以上かかります。

仮に、1サイトあたり10物件を登録するとなると、10サイト分であれば合計10時間かかる計算になります。

しかし、不動産管理システムなら、物件情報を複数の不動産ポータルサイトに一括登録することが可能です。すべての不動産ポータルサイトに問題なく出稿できた場合、所要時間として5分もかかりません。数時間以上かかってしまう業務をスピーディーに完了させられるのです。

生産性の向上

不動産管理システムを使えば、生産性の向上が期待できます。従来の不動産業務においては、物件情報や契約情報を紙やExcel等で管理し、手作業でデータを入力・更新する必要がありました。しかし、不動産管理システムを導入すると、今まで手作業で行っていた業務の自動化が可能です。

たとえば、『いい生活売買クラウド One』の場合、事例データの取込機能があるため、瞬時に査定書を作成できます。自社でいちいち書類を更新する必要もなく、最新の法改正に対応した重要事項説明書や売買契約書の利用が可能です。

このように、不動産管理システムは売買仲介に関連するさまざまな業務を効率化できるため、より多くの取引を同時に処理できるようになり、従業員の生産性向上に役立ちます。生産性が高まれば、残業の削減や新規事業の立案といった主要業務に時間を割けるようになるため、さらなる売上向上も期待できるでしょう。

ミスの防止

不動産管理システムを導入することで、ミスの発生を防止できるという点もメリットの1つです。紙やExcelといった従来の業務では、書類の紛失や書き間違いといったトラブルも少なくありませんでした。

人為的なミスは、不動産会社の信用を損ねる恐れがあります。場合によっては、経営に悪影響を及ぼす可能性もあるでしょう。

不動産管理システムを利用する場合、あらかじめ登録したデータを契約書や帳票に流用できるため、書き間違いなどの防止につながります。くわえて、クラウド型の場合、クラウドサーバー上にデータが保存されるので、紛失の心配をする必要もなくなるでしょう。

不動産管理システムでできること

不動産管理システムには、さまざまな機能が搭載されています。ただし、搭載されている機能はサービスによって異なるので、自社に合った機能が搭載されているシステムであるか、事前に確認しておきましょう。

当社の『いい生活売買クラウド One』『いい生活売買クラウド 営業支援』を例にあげて、売買仲介業務支援システムの機能を紹介します。主な機能は次の通りです。

  • 不動産ポータルサイトへの一括掲載
  • リアルタイムな顧客情報の登録・自動返信
  • 反響や営業活動の分析
  • 販売図面・集合チラシの出力
  • 店舗間で物件情報の共有
  • 物件の査定書出力
  • 最新の法令に対応した帳票の出力

不動産ポータルサイトへの一括掲載

不動産管理システムを利用すれば、複数の不動産ポータルサイトに所有している不動産情報を一括掲載できます。『いい生活売買クラウド One』の場合、登録できる不動産ポータルサイトは次の通りです。

  • SUUMO
  • LIFULL HOME’S
  • at home
  • YAHOO!JAPAN不動産
  • オウチーノ

など

出稿時のエラーチェック機能も付いているため、ミスなくスムーズな入稿ができます。利用するサイトに合わせてサービスを選択できるうえに、セールスポイントの記載内容をポータルサイト毎に分けることも可能です。

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リアルタイムな顧客情報の登録・自動返信

売買仲介で重要なのは、顧客に対するスピーディーな対応です。対応が遅れると、他社で契約を結んでしまう可能性があるでしょう。

『いい生活売買クラウド 営業支援』では、あらゆるポータルサイトの反響情報をリアルタイムでシステムに自動登録し、自動返信。​担当者は反響をいつでもどこでも確認することができますので、

顧客とのファーストコンタクトも逃すことがありません。

反響や営業活動の分析

『いい生活のクラウドSaaS』を使うことで、営業活動の分析にも役立ちます。たとえば、『いい生活売買クラウド One』には追客・顧客管理機能(CRM)が導入されており、次のような機能を利用できます。

  • 反響のあった顧客情報の自動登録
  • 物件画像入りの物件紹介メール(マッチングメール)配信
  • 返信がない顧客へのアラート機能

など。

ホームページや各種不動産ポータルサイトからの反響を集約し、「最も反響数の多いサイトがどこなのか」を集計・確認できます。そのため、広告費に対する費用対効果の分析もしやすくなるでしょう。

さらに、反響を獲得した物件の詳細を簡単に確認でき、「反響数の高い物件はどれなのか」「どのような広告を打ち出せば効果的なのか」まで分析できます。

販売図面・集合チラシの出力

売買の仲介業務では、不動産に関するさまざまな図面やチラシの出力も必要です。従来の場合、図面やチラシは、外注もしくは社内で手作りすることが一般的でした。

しかし、『いい生活売買クラウド One』を利用すれば、店頭で掲載する物件広告チラシや販売図面をボタン1つで作成できます。テンプレートもExcelベースで編集・登録できるため、パソコンの操作に慣れていない人でも簡単にオリジナルデザインの販売図面・チラシを作成できるでしょう。

店舗間で物件情報の共有

『いい生活売買クラウド One』はリアルタイムな物件情報の共有にも役立ちます。ある店舗が物件情報を登録すれば、他店舗にも瞬時に情報が共有されます。

さらに、顧客の身分証明証や収入証明書など(免許証や健康保険証、住民票、印鑑証明のコピー、ローン事前審査申込書や源泉徴収票)もクラウド上での安全な保管・管理が可能です。

物件の査定書出力

従来、きちんとした査定書を作るためには「不動産査定書作成ツール」を導入しなければなりませんでした。不動産査定書作成ツールは基本的に有料であり、毎月一定の費用が発生します。

しかし、『いい生活売買クラウド One』であれば、レインズの事例データを取り込めるため、本格的な価格査定書の作成も可能です。月額20,000円から利用できます。

最新の法令に対応した帳票の出力

紙やExcelで売買の仲介業務を行っている場合、変更点の調査や更新作業にリソースを消費してしまいかねません。法改正の規模によっては、契約書などの調整に1日以上かかる場合もあるでしょう。

『いい生活売買クラウド One』なら、ベンダー側(『いい生活のクラウドSaaS』の提供企業側)が法改正に対応した機能改善を行います。そのため、法改正があっても自社で調査や更新作業を行う必要はありません。

銀行・住所マスターの更新を実施するうえに、アップデートも都度行われる点も安心して利用できる理由の1つといえるでしょう。

不動産管理システムの導入事例

不動産管理システムの導入事例

不動産管理システムを導入することによって、実際にさまざまな企業が社内の課題や問題を解決したり、業務の効率化を図ったりしています。『いい生活のクラウドSaaS』に寄せられた、2つの導入事例を紹介します。

導入例.1 クラウド型のシステムで属人性を脱却

導入前
オンプレミス型のシステムでは、リアルタイムな共有ができなかった
導入後
クラウド型のシステムに乗り換え、担当者だけでなく誰でも対応できるようになった

株式会社明和地所様は、かつてオンプレミス型の不動産管理システムを導入していました。オンプレミス型の不動産管理システムでは、同時ログインができず、複数人が使用しようとすると接続が切れてしまっていたそうです。

クラウド型である『いい生活のクラウドSaaS』に乗り換えてからは、複数人の同時ログインが可能で、リアルタイムな情報共有ができるようになりました。すべての従業員が同じ情報を確認できるため、担当者に頼らない顧客対応が実現できたのです。

【関連記事】

オンプレ型からクラウドSaaS型に切り替え!募集業務と賃貸管理業務のシステムを統一したことで、属人的な業務から脱却できました。

不動産管理システムの選び方

不動産管理システムにはさまざまな種類があります。サービスによっては数百万円以上の価格になるため、自社に合ったものを選ぶことが大切です。

選ぶ際には、次の3つを確認しましょう。

  • 自社の課題解決につながる機能があるか
  • 簡単に操作できるか
  • サポート体制は充実しているか

自社の課題解決につながる機能があるか

まずは、自社の課題解決につながる機能があるかを確かめましょう。不動産管理システムは、サービスによって機能が異なります。

たとえば、ほとんどの不動産管理システムに査定機能は備わっているものの、システムによっては机上査定や実査定に対応していないものも少なくありません。契約管理においても、電子ファイル保存に対応していなかったり、帳票数が少なかったりするものもあります。

ネームバリューやコストだけで決めるのではなく、機能面をしっかりと確認することが大切です。

簡単に操作できるか

不動産管理システムの導入を検討する際は、操作性も確認しましょう。どれだけ機能が充実していても、操作性がよくなければ業務の効率が悪くなってしまいます。

操作性を確認する際のポイントは次の通りです。

  • 年配の従業員や新入社員でも操作できるような仕組みになっているか
  • 必要な情報へのアクセスが容易か
  • 導入前後で運用のサポートが充実しているか

使い勝手がよいシステムは、業務効率化につながるだけでなく、使いこなすうえで必要な研修や勉強の手間も省けます。システムを使いこなすまでの工数が短ければ短いほど、従業員のモチベーションアップにもつながり、業務全体の生産性を向上させられるでしょう。

サポート体制は充実しているか

不動産管理システムは、運用時にさまざまなトラブルや問題が発生することもあります。万が一、システムが使えなくなるといった事態が起きると、クレームやトラブルにつながりかねません。そのため、サービス提供会社のサポート体制が充実しているかといった点も非常に重要な要素となります。

サポート体制を見極めるポイントは次の通りです。

  • 迅速に対応してくれるサポート体制が用意されているか
  • 導入前・導入後もサポートしてくれるか
  • 土日祝もサポートセンターに相談できるか など

不動産管理システムによっては、土日祝が休みになっているところも少なくありません。自社の営業日と合わない場合、肝心なときにサポートしてもらえない可能性があるので注意しておきましょう。

売買の不動産管理システムなら『いい生活のクラウドSaaS』

売買の不動産管理システムなら『いい生活のクラウドSaaS』

売買の不動産管理システムなら『いい生活のクラウドSaaS』がおすすめです。『いい生活のクラウドSaaS』は20年以上にわたって不動産市場に特化したSaaSを開発・提供してきた実績があります。

売買仲介業務を効率化したい場合、『いい生活売買クラウド One』と『いい生活売買クラウド 営業支援』が役に立つことでしょう。これらのシステムであれば、売買仲介業務のサポート体制も充実しています。

『いい生活売買クラウド One』

『いい生活売買クラウド One』は、不動産売買業務に特化した売買業務の支援サービスです。主に次の機能を提供しています。

  • 物件広告の作成
  • 複数の不動産ポータルサイトへの一括掲載
  • 販売図面や集合チラシの作成・出力
  • 営業活動状況の可視化・分析
  • 売り物件の査定書作成
  • 書面の雛形を最新の法令に自動対応

売却査定から販売、広告、顧客情報の管理、売買契約、成績管理など、売買業務に関連するすべての業務をIT化できます。

クラウド型であり、月額20,000円から導入可能(※別途初期費用が必要)です。

『いい生活売買クラウド 営業支援』

『いい生活売買クラウド 営業支援』は、不動産売買業務に特化した営業支援・追客システムです。主に次の機能を提供しています。

  • 各媒体の反響を自動取込
  • LINE/チャット/SMS対応
  • スマホ・タブレットでの操作
  • さまざまな機能が備わったお客様マイページ
  • 『いい生活売買クラウド One』との連携
  • シナリオ自動追客

『いい生活売買クラウド 営業支援』を導入することで、お客様からの問い合わせや反響、追客業務、来店対応などの業務を効率化できます。自動返信メールや顧客情報の活用によって、迅速かつ正確な対応ができるようになるでしょう。

『いい生活のクラウドSaaS』なら賃貸管理業務も支援

『いい生活のクラウドSaaS』なら賃貸管理業務まで幅広く支援できます。当社の『いい生活賃貸管理クラウド』では、次のような機能を提供しています。

  • 契約や家賃、案件の管理
  • 滞納・督促状況の確認
  • 複数の不動産ポータルサイトへの一括掲載
  • 仲介会社との連携
  • 内見予約・入居申込のオンライン完結
  • 入居者からの問い合わせ対応
  • オーナーへの連絡
  • 家賃や一時金の請求・回収
  • 集客に強いホームページの作成・運営
  • 電子契約
  • IT重説(Web会議システム)

物件や顧客情報を一元化でき、契約書の作成や家賃の請求・回収など、管理業務に関するさまざまな業務を効率化できます。

不動産の売買はシステムの導入で楽になる

不動産の売買業務は賃貸業務に比べて、不動産ポータルサイトへの登録や反響の確認・対応などといった地道な業務が多々あります。不動産管理システムを導入することにより、これらの業務をすべて効率化できます。

とくに、『いい生活のクラウドSaaS』はクラウド型であるため、オンプレミス型だと数百万以上かかることもある初期費用を、数十万円程度に抑えることが可能です。また、営業支援やホームページ、賃貸管理といったほかのサービスとの連携もスムーズに行えます。コストを抑えてスピーディーに不動産管理システムを導入したい方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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