不動産管理業務の課題はどのように解決すべき？現場の悩みに応える実践的なアプローチを解説

不動産管理の現場では、建物種別ごとの業務対応や熟練人材の不足など、多くの課題が顕在化しています。こうした複雑な業務構造を見直すためには、テクノロジーの活用と働き方改革が不可欠です。業務の効率化とサービス品質の向上を両立させるためには、全社的にこれらを推進する必要があります。

そこで今回は、不動産管理における代表的な課題を整理し、それらを解決するための実践的なアプローチについて解説します。

不動産管理における業務課題とは？

不動産管理の現場では、建物の種類や規模、利用形態によってさまざまな課題が存在します。

集合住宅では入居者対応、オフィスビルではテナントごとの要望といったようにそれぞれ課題が異なります。加えて、人材不足や技術の継承の停滞、デジタル化の遅れといった構造的な問題も深刻化しています。

ここでは、現場で直面する代表的な業務課題を整理し、解決のためのポイントについて整理していきます。

建物種別ごとに異なる業務課題

不動産管理は、物件・建物の種類によって業務課題が大きく異なります。例えば集合住宅では、共用部の管理や住民同士のトラブル対応が頻繁に発生します。特に戸数の多いマンションでは、対応の手間や負担が増大しやすくなります。

オフィスビルの場合は、テナントごとに設備への要望が異なります。業種や働き方によって必要な管理内容も変わるため、柔軟な対応が求められます。加えて、来訪者への安全配慮や清掃の頻度調整など、公共性を意識した運用も重要です。

このように、建物や物件種別によって発生する課題が異なるため、画一的な対応では限界があります。物件の特性に応じた管理体制を整え、実情に合った業務フローを構築することが欠かせません。現場の状況にあわせて柔軟な対応・判断が重要になります。

人材不足による技術継承の停滞

不動産管理の現場では、高齢化で熟練技術者が減少しています。若手の採用も難しく、採用できたとしても定着しにくい状況です。そのため、人材の確保と育成が大きな課題となっています。

ベテランが持つ不動産管理のノウハウは、言語化されていない暗黙知であることが一般的です。そのため、OJTに頼らざるをえません。しかし、教える時間が十分に取れないこともあり、共有がなかなか進んでいないことが現場の課題となっています。

こうした背景から、技術の継承が進まず、現場の対応力が徐々に低下する傾向にあります。人手不足と技術力の低下が同時に進む悪循環に陥っているのです。

デジタル化の取り組みが遅れている

デジタル化の取り組みが進んでいないことも不動産管理の大きな課題です。業務の多くが紙ベースで進められており、作業の非効率さが目立ちます。

こうした傾向は、管理対象が多い施設でより顕著に表れます。例えば、駅や空港では飲食店、売店、駐車場など複数の管理対象が存在します。それぞれに関連するデータが大量に発生するため、情報が分散することで、管理が煩雑化し、業務全体の負担が増大するのです。

不動産管理各社においては、業務のデジタル化の必要性は浸透しつつあります。しかし、現場従業員における抵抗感はいまだ根強い状況です。また、導入コストへの懸念も払拭されておらず、セキュリティリスクへの不安も残っています。そのため、導入に踏み切れない企業が多くなっています。

不動産管理業務の課題を解決するためのポイント

不動産管理における課題は、業務の煩雑さや人材不足、顧客対応の高度化など多岐にわたります。これらを乗り越えるためには、テクノロジーの導入による業務改善だけでなく、人材育成や他業種との連携も欠かせません。

ここでは、不動産管理業務の効率化と品質向上を実現するためのポイントを具体的に紹介します。

テクノロジーを活用する

不動産管理の課題を解決するためには、業務全体の構造を見直す視点が欠かせません。その中で特に重要なのが、テクノロジーの活用です。

例えば、クラウド型の管理システムを使えば、紙の書類を減らし、情報共有や履歴管理が効率化されます。モバイルアプリを活用することで、報告・記録が即時に行えるようになり、業務の停滞を防ぐことも可能です。

さらに、これらの蓄積されたデータを分析することで、業務プロセスそのものの改善やコスト削減も期待できます。また、AIやIoTを活用すれば建物の状態を常時把握することも可能です。修繕や故障への対応を事後ではなく、予防できるようになるでしょう。

以下、テクノロジーの活用による具体的なメリットについて解説します。

具体的なメリット①業務効率化

不動産管理では、契約書類や物件情報、入出金データなど、膨大な情報を取り扱います。これらは、物件数や関係者が増えるほど分散しやすく、業務は煩雑化し、属人的な管理になりがちです。

こうした課題に対しては、テクノロジーの力を活用したデータの一元管理が効果的です。例えば賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』のような不動産業務支援ツールの活用が挙げられます。

賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』は、物件管理・契約処理・入出金管理などを1つのシステム上で統合することが可能です。そのため、情報が整理され、部署間の情報連携がスムーズになり、対応スピードや業務の正確性を向上させることにつながります。

具体的なメリット②顧客ニーズへの対応

近年はライフスタイルの多様化により、入居者の要望も多様化・複雑化しています。そのため、入居者対応を業務として捉えるのではなく、顧客満足を高める重要な接点と捉えることが大切です。テクノロジーを活用することで、問い合わせ対応や手続きを迅速化し、顧客満足度を高めることが重要となります。

例えば、クラウド型賃貸管理サービス『いい生活賃貸管理クラウド』を導入し、賃貸借契約をワンストップで完結させるといったことも一例です。テクノロジーを活かして顧客との信頼関係を強固なものにできます。結果として、長期的な契約の維持やリピート率の向上を実現し、不動産管理会社としての競争力強化につながるでしょう。

人材育成と働き方改革の推進

人材不足が課題の不動産管理業では、専門スキルを備えた人材の育成が急務です。限られた人員でも万事対応できるよう、実務に直結した研修を実施する必要があります。

例えば、物件管理や入居者対応など、現場で求められる知識の段階的な共有が挙げられます。他にも、ITツールなどの研修も進め、業務の標準化と属人化の防止につなげていく取り組みも欠かせません。

また、従業員の定着を図るために、長時間労働の是正も重要です。そのためにも、業務の見直しやスケジュール管理の改善を進める必要があります。例えば、在宅勤務や時差出勤の導入は、働きやすい環境づくりに効果的です。

人材の質と職場環境の両方を整えることは、持続可能な体制づくりのポイントといえるでしょう。

他業種との連携とサービスの多角化を進める

不動産管理業務では、物件対応・設備点検・清掃・防犯など数多くの業務を抱えることになります。そのため、業務負担の偏りや属人化が課題となりがちです。こういった課題に対して、他業種との連携とサービスの多角化によって課題解決を図るアプローチも注目されています。

例えば、清掃会社や設備メンテナンス業者、セキュリティ会社などとの連携です。これにより、管理業務の外注化・分業化が可能になります。結果として、現場スタッフの負担を減らし、業務品質の安定化につながります。

また、これらの対応をワンストップで請け負う体制が整えば、オーナーや入居者の手間を省くことができます。窓口が1つになることで、対応がスムーズになり、利便性と顧客満足度の向上につなげられるでしょう。

これらの取り組みを成功させるためには、各業種の専門性を活かしながら、全体を統合する運営体制の構築が重要です。あわせて、顧客ニーズを的確に把握し、それに応じた柔軟なサービス開発も求められます。

不動産管理業務におけるテクノロジー活用のポイント

不動産管理業務の効率化や品質向上を図るためには、テクノロジーの導入が欠かせません。ただし、自社の課題に合った機能を選び、運用体制を整えることが前提となります。さらに、制度改正や市場ニーズの変化に柔軟に対応できるベンダーを見極める視点も重要です。

ここでは、テクノロジーを有効に活用するためのポイントについて具体的に紹介します。

自社に必要な機能を見極める

テクノロジーを活用するためには、まず自社の業務課題を明確にすることが起点となります。契約処理や入出金確認に時間がかかるといった現場の課題を洗い出していきましょう。課題が整理できれば、必要な機能も見えてくるはずです。

例えば、物件管理、契約書の自動作成、入金管理、クレーム対応などが代表的なものです。これらの導入時においては、多機能なことよりも自社業務に合っているかどうかを重視しましょう。不要な機能が多いと、使いこなすことができず、形だけの導入になってしまいがちです。

また、事業環境の変化に備えて、機能の追加やプラン変更が柔軟にできるかどうかも重要です。クラウド型でアップデートが受けられるか、サポート体制が整っているかなどを確認するようにしましょう。

管理体制を整える

テクノロジーを導入するのにあたって、管理体制の整備も大切です。情報を一元管理するだけでなく、誰が責任を持つのかを明確にしましょう。管理業務の分担やフローを見直すことも重要となります。

また、導入前に従来の運用との違いを現場全体に周知することも大切です。認識のズレがあると、トラブルや業務の停滞を招くおそれがあるためです。「いつ・誰が・どう動くか」を全員が共有することで、スムーズな移行が可能になります。

管理ルールや連絡経路の変更がある場合も事前に丁寧な説明が求められます。仕組みの切り替えによる混乱を防ぐための準備が、スムーズな導入のポイントです。

ITの専門家やコンサルを活用する

ITや不動産テックは進化が速く、導入後も運用や知識の更新が欠かせません。こうした変化に適切に対応するためには、専門知識を持つスタッフや外部のコンサルの支援が必要です。

社内に十分なノウハウがない段階では、外部サポートの有無が定着の成否を左右すると言っても過言ではありません。トラブル時の対応や、操作・設定のフォロー体制があるかどうかを事前に確認しましょう。

また、システム導入だけで満足しないよう、実際の活用段階まで視野に入れて準備を進めることも重要です。現場に根付かせるには、外部の知見を活かして研修やマニュアル整備を行うことが求められます。業務フローの見直しや設定の最適化も専門家のアドバイスがあれば、スムーズに進められるでしょう。

実務に即した支援を受けることで、システムの運用効果を最大限に引き出せるはずです。

業界の最新動向に対応する企業・商品・サービスを選ぶ

不動産テックの分野では、IT重説や電子契約のように、制度や法律の変更によって対応が求められるケースが少なくありません。こうした法改正へのスピード対応はサービスベンダーによって差があるため、その見極めが重要になります。

ベンダーを選定する際には、制度改正への対応実績や、サービスの更新頻度、開発体制などを確認しましょう。継続的に機能改善が行われているかどうかも、信頼性を判断する材料になります。

特に、クラウド基盤を持ち、電子契約やIT重説への対応をいち早く進めてきた企業は安心感があります。拡張性が高く、長期的に安定した運用が期待できるため、中長期の利用に向いているといえるでしょう。

テクノロジーを活用して不動産管理の業務課題を克服しよう

不動産管理の業務課題を克服するためには、現場の複雑な業務構造を正しく把握することが重要です。建物種別ごとの対応、人材不足、デジタル化の遅れなど、多面的な課題が複雑に絡み合っています。これらに対しては、管理システムの導入が効果的な手段の1つといえるでしょう。

例えば賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』を導入すれば、物件・契約・入出金の情報を一元管理することが可能です。業務の見える化とスムーズな情報共有が可能になり、現場の負担軽減が期待できます。結果として、業務の効率化と顧客満足度の向上の両立につながるはずです。不動産管理に課題を感じている場合は、こうしたシステムの導入を積極的に検討してみることをおすすめします。

・執筆者

株式会社いい生活　マーケティング本部
マーケティング部
広報部
全国の不動産市場向けイベント、セミナーなどにて多数登壇、皆様のお役に立つ最新情報を発信しております。