不動産業務の効率化とは？課題・改善策・おすすめツール・成功事例を解説！
不動産業務には、契約書の作成や物件管理、顧客対応など、手間暇のかかる作業が少なくありません。人手不足や競争の激化、ニーズの多様化が進む中、こうした業務を見直す動きが広がっています。
業務効率化は、現場の負担を減らすだけでなく、サービス品質を高めることにもつながります。諸課題の解消はもとより、競争力の強化も期待できるでしょう。
この記事では、不動産業務の課題と背景、改善に向けた具体策、役立つツールや実践例を紹介します。
不動産業務の効率化が求められる背景
不動産業界を取り巻く環境は、大きく変化しつつあります。人材不足や働き方の見直しに加え、顧客ニーズの多様化やDXの波も押し寄せています。
こうした中で、従来の業務フローでは対応しきれない場面も増えてきました。今、なぜ不動産業務の効率化が求められているのか。その背景を、いくつかの観点から整理していきます。
人手不足や長時間労働の問題
不動産業界では、人材の確保が年々難しくなっています。特に地方では、若年層の人口減少も影響し、採用のハードルが一段と高くなっています。その結果、人手不足が慢性化しているのが現状です。
人員が不足している場合、契約対応や接客、事務処理などの業務を限られた人数でこなさなければなりません。契約書の作成や説明資料の準備など、手間のかかる作業が多い不動産業務では、特定の担当者に負荷が集中しがちです。このような環境では、長時間労働が常態化しやすくなります。
働きにくい環境が続けば、従業員の離職率が高まります。その結果、さらなる人手不足を招き、採用活動にも悪影響を及ぼすでしょう。結果として人材確保がより困難になるという悪循環につながっています。
競争の激化と顧客ニーズの多様化
インターネットの普及により、顧客は多くの物件情報を簡単に比較できるようになりました。その結果、不動産会社間の競争はこれまで以上に激しくなっています。
また、暮らし方や価値観の変化に伴い、顧客のニーズも多様化しています。問い合わせにはスピーディかつ的確な対応が求められ、その対応力が契約の成否を左右するケースも少なくありません。
こうした中で競争力を高めるには、顧客の多様な要望に柔軟に応える体制が不可欠です。そのためにも、煩雑な事務作業や管理業務を効率化する「選択と集中」が求められます。
不動産DXの進展
各業界で業務のデジタル化が進む中、不動産業界でも従来のスタイルを見直す動きが広がっています。これまでは紙の書類や対面でのやりとりが中心でしたが、近年はオンライン化が浸透しつつあります。
例えば、電子契約を導入することで、作業時間の短縮や経費の削減につなげるケースが増えています。さらに、AIやクラウドの活用によって、日常業務の生産性向上も期待されています。
一方で、不動産業界におけるDXの浸透はまだまだ限定的な状況です。なぜならば、旧来の習慣が根強く残っていることに加え、ITに精通した人材が不足しているからです。だからこそ、今DXを推進することで、他社と差異化を図る大きなチャンスがあるともいえるでしょう。
不動産業務の効率化で得られるメリット
不動産業務の効率化は、作業時間を短縮することだけにとどまらず、多くのメリットをもたらします。業務負担が軽減されれば、コストの削減や従業員の定着率向上も期待できるでしょう。
さらに、業務にゆとりが生まれることで、顧客対応もより丁寧に取り組むことが可能になります。サービス全体の質が向上すれば、競争力の強化も見込めます。
ここでは、不動産業務の効率化で得られる主なメリットを整理していきます。
コストの削減
不動産業務では、書類の作成や管理の効率化が優先度の高い領域といえるでしょう。これらをアナログで対応し続けていると、用紙や印刷、保管のコストがかかります。また、担当者の負担も大きくなりがちです。
システムを導入してペーパーレス化を進めれば、消耗品のコストを抑えることができます。作業時間が短縮されれば、人件費の削減も見込めるでしょう。さらに、入力ミスや記入漏れの防止効果も期待できます。
従業員定着率の向上
業務効率化によって、業務負担の軽減が期待できます。これにより、残業や休日出勤の削減にもつながります。
不動産業界では、過度な業務量が離職率の高さにつながっているとの指摘があります。業務の見直しが進めば、労働時間の短縮や業務の平準化による離職の抑制が期待できます。
さらに、時間に余裕が生まれることで、職場内のコミュニケーションも活性化するでしょう。そうした環境が、従業員の帰属意識を高め、定着率の向上を後押しします。
顧客満足度の向上
業務を効率化すれば、空いた時間を他の業務に振り向けることができます。例えば、後回しになりがちな顧客データの整理や、社内研修などに充てることが可能です。これにより、サービス全体の質が高まり、競争力の強化にもつながります。
また、オンライン内見やIT重説を導入すれば、業務効率化と顧客満足の両立も実現できます。移動や日程調整の手間を減らし、顧客が店舗や物件に足を運ぶ手間を軽減できるからです。時間や場所に縛られずに契約手続きを進められることも、満足度向上の要因となります。
不動産業務を効率化するためのポイント
不動産業務では、契約や物件管理、顧客対応などのさまざまな日常業務があります。その一方で、これらの業務を紙やエクセルなどのアナログで対応しているケースも少なくありません。そのため、情報の分散や作業の属人化といった課題が生じやすいのが実情です。
ここでは、不動産業務における具体的な課題と、ITツールの活用による課題解決のポイントを整理します。
契約書などのペーパーレス化
紙で契約を締結する場合、印刷・製本・押印・郵送などの作業が発生します。返送後に契約書を保管するスペースも必要です。これらは、コストや手間がかかるうえ、記載ミスや紛失のリスクも考慮しなければなりません。
電子契約であれば、これらの作業をすべてクラウド上で完結することができます。書類の保管場所も不要で、業務を大幅に効率化することができます。
賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』は電子契約のGMOサイン、クラウドサインと連携し、賃貸借契約に必要な業務の⼤幅な効率化とペーパーレス化を実現しています。契約関連の煩雑な業務フローをスマート化することで、無駄な入力作業や重複、入力ミスなどを防ぐことが可能です。
クラウド管理による物件情報共有のリアルタイム化
不動産管理では、点検や修繕などの対応が日常的に発生します。これらの情報を紙やエクセルで管理していると更新が遅れがちです。情報が古くなり、社内での共有がうまくいかなくなるケースも少なくありません。
クラウド型の賃貸管理システムを導入すれば、こうした問題の発生を防ぐことができます。例えば賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウドでは、設備情報や対応履歴を一元管理することが可能です。そのため、入居者さまやオーナーさまからの問い合わせにも、スムーズかつ迅速に対応することができます。
情報はリアルタイムで共有されますので、外出先での確認や、店舗間のスムーズな連携に効果的です。
集客・追客の自動化
不動産会社にとって、Webを使った集客は欠かせない施策となっています。その一方で、成果を上げるためには、情報の更新、SEO対策や追客などさまざまな対応が求められます。これらの作業を社内の限られたリソースですべて賄うことは容易ではありません。ITツールを活用し、これら作業の効率化を図ることがポイントです。
不動産顧客管理・営業支援システム(CRM) 『いい生活賃貸クラウド 営業支援』、『いい生活売買クラウド 営業支援』は、不動産賃貸・売買業務に特化した営業支援・追客システムです。各媒体からの反響をリアルタイムに取り込み、AIが自動で生成した最適なメール文面を顧客に送信することが可能。ほかにも追客や来店対応などの業務効率化をサポートし、不動産業務の生産性向上をサポートします。
不動産業界における業務効率化の進め方
さまざまな不動産業務を限られた人員でこなすためには、ITツールの活用による業務効率化が不可欠です。
しかし、ただツールを導入しただけでは十分な効果は得られません。自社の課題や業務体制に合ったツールの選定・運用が求められます。
ここでは、不動産業務の効率化を進めるうえで押さえておきたい5つのポイントを紹介します。
1.業務課題・目的に合ったツールを選ぶ
不動産業務支援ツールを導入する際には、目的と用途を明確にすることが重要です。これらが曖昧な場合、機能を使いこなせない、不要なコストが発生するといった可能性があります。まずは自社の業務課題を洗い出し、何を効率化すべきなのかを確認しましょう。
例えば、契約書作成や入出金管理の改善が必要な場合は、帳票の自動作成やデータ管理を効率化するツールの導入が効果的です。課題に直結する機能を持つツールを選ぶことは、現場への定着を無理なく進めることにもつながります。
2.オンプレミス型とクラウド型の特性を見極める
ITツールの選定にあたっては、オンプレミス型とクラウド型のどちらを選択するかも大切なポイントです。
オンプレミス型は、自社内にサーバーやシステムを設置して運用します。カスタマイズがしやすく、情報を自社で管理できる点がメリットです。その反面、初期費用が高く、導入までに時間がかかる点がデメリットといえるでしょう。
クラウド型は、インターネット経由で外部のサービスを利用する方式です。初期費用を抑えやすく、短期間で導入できます。自動アップデートにより、常に最新の状態で使える点も特長です。一方で、自社業務に合わせた細かなカスタマイズが難しい場合があります。慎重に精査して導入しないと、自社のニーズに合わないといったことにもなりかねません。
選定にあたっては、両者のメリット・デメリットを理解したうえで自社に適したものを選択することが求められます。
3.DX人材を集めて組織体制を整える
ITツールを活用するためには、DX人材の確保と組織体制の整備も大切です。DXは一部の担当者だけで進めるものではありません。会社全体で取り組む姿勢が求められます。
そのためには、組織・体制づくりと人材育成・採用を同時に進める必要があります。IT部門や人事部門を中心に、必要なスキルを持つ人材の配置や採用計画を検討しましょう。
ポイントは、ツールを導入することだけではなく、ツールを現場で活用できる仕組みづくりです。体制が整えば、業務改善や現場展開もスムーズに進み、継続的な効率化につながるはずです。
4.社内全体のデジタルリテラシーを高める
ITツールを活用するためには、社内全体のデジタルリテラシーを高めていくことも求められます。有効なツールを導入しても、使う側の理解や習熟度が足りていなければ効果は得られません。
まずは、基本的な操作や仕組みを社内で共有する場を設けましょう。習得が難しい場合や、社内だけで対応が難しい場合は、外部の専門家による支援も視野に入れます。
ITに苦手意識を持つ人は少なくありません。使える人を一人でも多く増やしていくことで、業務効率化の足場を築くことにつながります。
5.サポート体制・操作性をチェックする
ITツールを導入する際は、ベンダーのサポート体制や操作性を事前に確認しておくこともポイントの1つです。特に不動産業務では、トラブル時にすぐ相談できる環境が欠かせません。
以下がベンダーやサービスのチェックポイントです。
- 導入後の操作説明を行うサポートセンターがあるか
- トラブル対応の専任スタッフや体制があるか
- 操作マニュアルやサポートサイトが整備されているか
- アップデートや機能改善が定期的に行われているか
- 電話、メール、チャットなど複数の問い合わせ窓口があるか
- 土日祝日もサポート対応しているか
- 担当者の専門性や対応スピード
これらを事前に把握しておくことで、導入後のトラブルにも安心して対応することができます。
業務を効率化してコア業務にリソースを充てよう
不動産業界では、人手不足や競争の激化、顧客ニーズの多様化が進んでいます。こうした環境の変化に対応するためには、業務の効率化が欠かせません。
契約・物件管理・追客などの不動産業務は、日々多くの手間がかかります。まずは、非効率な作業を洗い出し、ITツールを使ってどのように省力化を図るのかを検討してみましょう。
例えば、不動産顧客管理・営業支援システム(CRM) 『いい生活賃貸クラウド 営業支援』、『いい生活売買クラウド 営業支援』、賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド理クラウド』などのツールには、実用的なさまざまな機能が備わっています。業務の標準化や自動化を支援し、現場の負担軽減に役立てることができるでしょう。
業務効率が高まれば、コスト削減や人材の定着、サービス品質の向上といった効果も期待できます。そのために、まずは自社の業務課題を明確にしましょう。そして、課題に合ったツールを選び、体制整備を進めることが、持続的な成長への第一歩となります。
・執筆者
株式会社いい生活 マーケティング本部
マーケティング部
広報部
全国の不動産市場向けイベント、セミナーなどにて多数登壇、皆様のお役に立つ最新情報を発信しております。
